スコープ定義とは

コンサル

序章

範囲の定義は、プロジェクトの範囲を構成する成果物と活動を決定し、文書化するプロセスです。これは、境界を設定し、プロジェクト チームの行動計画の概要を示すため、プロジェクト管理プロセスの重要な最初のステップです。

この記事では、スコープ定義の重要性と、成功するスコープ定義計画を作成する方法について説明します。

スコープ定義の定義

スコープの定義は、プロジェクト プロジェクトの目的、タスク、成果物、コスト、および時間枠の詳細な説明を作成するプロセスです。これは、計画と監視に必要な詳細を提供するプロジェクトの最初のステップの 1 つです。範囲の定義は、タスク、人員、リソース、および指標間の関係を形式化することで構成されます。重要なパフォーマンス基準の測定。そして目的を明確にする。

プロジェクトまたはベンチャーの初期パラメーターを指定することにより、スコープ定義は成功を定義するのに役立ちます。プロジェクトを完了するために何が必要かを理解することで、費やされた労力から最大限の利益を得るために、どのタスクに優先順位を付けてリソースを割り当てるかについて、より適切な管理上の決定が可能になります。明確に定義された範囲はまた、明確な責任を明確にすることにより、利害関係者の間で共通の理解を生み出します。さらに、すべてのメンバーが最善の努力をすることができるように、何が必要かを理解していることを保証します。

範囲の定義は、利害関係者がその中での個々の役割と、作業が始まる前のベンチャーの開始時に当事者間の法的義務を正式に定義するときに行われます。これは、管理チームによって提供されるタイムラインで発生する実装を成功させるためのビジョンを描くために、各フェーズ全体で行われる目標、外部の制約、および仮定の概要を示しています。早い段階で境界を確立することで、不必要な複雑さを回避し、コースの期間を通じて安定性を高め、途中でタスクの期待を現実的に評価することで、最終的にスムーズな完了プロセスにつながります。

スコープ定義の利点

範囲の定義は、プロジェクトの計画および管理プロセスにおける重要なステップです。これは、プロジェクトのパラメーター、目的、および成果物を定義する体系的なプロセスです。プロジェクトに明確な目的があり、各参加者がプロジェクトでの自分の役割を理解していることを確認するのに役立ちます。

このセクションでは、スコープ定義の利点について説明します。

プロジェクト計画の改善

範囲定義は、プロジェクトの計画と管理に多くの利点をもたらします。プロジェクトの範囲を定義することで、プロジェクト マネージャーはプロジェクトの目的をよりよく理解できるようになり、より正確な予算とタイムラインを作成するのに役立ちます。プロジェクトの範囲が明確に定義されていれば、リスクや潜在的な問題を特定することも容易になります。

  • 明確に定義された目標、目的、成果物、タイムラインの制約、および必要なリソースを確立することで、開発プロセスを合理化し、進捗状況を評価したり、リソースの潜在的な障害やギャップ、または不適切な予算を見つけたりすることが容易になります。
  • 開発プロセスに関与するすべての人の役割と責任を明確にするスコープ定義により、効率性が向上するだけでなく、利害関係者間のより良いコミュニケーションが可能になります。
  • これにより、関係者全員が、プロジェクトの開発の各段階を通じて期待されることについて共通の理解を持つことができます。
  • 予算が増え、タイムラインが長くなり、プロジェクトがより複雑になるにつれて、プロジェクトを成功させるためにスコープの定義がますます重要になります。チームが事前に決められた目標に向けて順調に進みながら、タスクや期待に関する明確さの欠如による誤解や誤解を招くことなく、効果的な方法で協力できるようにします。

リスクの軽減

スコープの定義は、プロジェクト管理フレームワーク内の重要なプロセスです。プロジェクトのコンポーネントを明確に定義し、リソースが最適に割り当てられるように、境界が設定されます。このプロセスは、チームがタスクとタイムラインに優先順位を付けるのに役立ち、各チーム メンバーが自分の責任を認識しているため、実行が改善され、効率が向上します。

スコープの定義は、プロジェクトの開始前にプロジェクトに関連する潜在的なリスクを慎重に分析し、必要なすべてのリソースと、完了の過程で達成する必要がある短期的な目標を概説することによって機能します。これは、潜在的な問題が発生した場合に迅速に特定して調整できることを意味し、プロジェクト期間全体の全体的なリスクを大幅に削減します。効果的なスコープ定義は、スコープ クリープ(多くのプロジェクトで見られる一般的な問題) も防ぎます。この問題は、合意された目標以外の変更が導入され、ワー​​クロードがさらに増加し​​たり、合意された納期に修正が加えられたりする可能性があります。

プロジェクトの利害関係者は、スコープの定義によって次のことが可能になるため、メリットがあります。

  • プロジェクトの進行に伴うコストと節約の見積もりがより正確になり、予算編成が容易になります。
  • リソースの割り当てが検討されているときに、よりスマートな意思決定を可能にします。
  • 利害関係者間の合意に達する能力の向上。と
  • デジタル トランスフォーメーションの取り組みに対する可視性の向上。

プロジェクトに関連する相互接続されたコンポーネントを早い段階で理解することにより、チームは、後の特定の作業領域に対する理解不足や明確さの欠如による遅延の可能性を減らします。

効率の向上

範囲定義の主な利点の 1 つは、プロジェクト タイムラインの効率が向上することです。大規模なプロジェクトを小さなタスクと成果物に分割することで、チームは一度に 1 つのタスクとキャパシティ プランに集中でき、リソースを分散しすぎる必要はありません。現実的なタイムラインを前もって設定することも、生産性向上に役立ちます。何をいつまでに行う必要があるかが明確になるからです。

さらに、スコープの定義により、チーム メンバーに明確に定義された役割が作成され、短期的な目標と長期的な目標の両方に対する責任と所有権に関する誤解が少なくなります。誰もが目的と目的を明確にすると、混乱ではなくコラボレーションの環境が作成され、ワー​​クフローがより効率的になります。

さらに、スコープを厳密に定義することで、チームは予期しないコストやリスクを回避できます。プロジェクトの期待を最初から深く理解することで、チームは進行を妨げたり結果を妨げたりする可能性のある誤解を防ぐことができます。明確に定義されたスコープ ステートメントで開始するプロジェクトは、期待と成果物に関する最初の合意がすでに確立されているため、挫折を経験する可能性は低くなります。

コミュニケーションの改善

プロジェクトを成功させるためには、関係者全員の間で効果的なコミュニケーションが必要です。期待、成果物、期日を明確に理解していなければ、プロジェクトは簡単にコストのかかる遅延やミスに遭遇する可能性があります。

スコープの定義は、このレベルの詳細を提供するのに役立ち、プロジェクトの目標と目的の全体的な理解に関して、関係者全員が同じページにいることを保証します.

範囲の定義により、コストのより良い見積もり、正確なタイムラインの作成、および目標を達成するための簡単なロードマップも可能になります。プロセスの各マイルストーンは、それらのマイルストーンを満足のいくように完了するために取り組むすべての関係者からの意見とともに明確に概説されています。

スコープの定義は、チームまたは組織で説明責任を果たすのにも役立ちます。達成しなければならない具体的な目標を提示することで、主要な参加者それぞれのパフォーマンスを期待される貢献度と照らし合わせて監視しやすくなります。そうすれば、誰かが予定より遅れ始めた場合でも、他のチーム メンバーやプロジェクト全体に大きな影響が及ぶ前に、その作業に迅速に対処できます。

スコープ定義の手順

スコープの定義は、プロジェクトの期待される結果と、それらを達成するために実行する必要がある特定のアクションを決定するために使用されるプロセスです。プロジェクトに関係するすべての人が同じページにいて、何を達成する必要があるかを認識できるように、スコープを詳細に定義することが重要です。

次の手順は、プロジェクトの範囲を定義するのに役立ちます。

  1. プロジェクトの目標と目的を特定します。
  2. 完了する必要があるタスクの概要を説明します。
  3. プロジェクトのタイムラインを定義します。
  4. プロジェクトに必要なリソースを特定します。
  5. プロジェクトの予算を設定します。
  6. プロジェクトの成果物を定義します。

目的を特定する

スコープ定義は、プロジェクトの境界を定義するプロセスです。プロジェクトの目的を明確にして、各段階で何を達成する必要があるかを関係者全員が理解できるようにし、各活動の実行責任者を設定します。

スコープ定義プロセスは、プロジェクトの存続期間中に発生する問題を解決するための明確なフレームワークを提供することで、チームがより効率的に作業するのに役立ちます。このフレームワークにより、リスクの特定、要件の文書化、タイムラインと成果物の確立も容易になります。

目的を特定する:まず、合意された範囲を実現するために達成する必要があるすべての目的を特定します。プロジェクトが目指す短期的目標と長期的目標の両方を必ず検討してください。さらに、プロジェクトの結果によって誰が影響を受けるかを考慮することが重要です。利害関係者は、プロジェクトに直接取り組んでいる人々とは異なる目的または利用可能なリソースを持っている可能性があります。

計画を立てる:すべての目標を特定したら、それらを達成するための実行可能な計画を立てます。この計画には、リソース管理、品質管理対策、リスク管理プロセスなど、各段階で最初から最後までスムーズに実行できるように設計された活動を含める必要があります。また、すべてのタスクが完了すると予想される全体的なタイムラインを提供し、個々のチーム メンバーの役割と責任の概要を示して、期待に応じて管理する必要があります。

成果物を定義する

プロジェクトの成果物を定義することは、通常、スコープ定義の最初のステップの 1 つです。これには、プロジェクトのスコープの一部として特定された、生産する必要がある特定のアイテムのリストを作成することが含まれます。これらの成果物は、プロジェクトを正常に完了するために必要な特定の結果を表す必要があります。

成果物には、製品、ドキュメント、レポート、情報システム、ビデオ、オーディオなどの具体的な成果を含めることができます。たとえば、新しいソフトウェア システムやアプリを開発する場合、成果物にはユーザー インターフェイスやデータベースなどの機能が含まれる場合があります。リストには、時間枠や目前のプロジェクトを完了するために必要な予想パフォーマンス レベルなど、すべての無形資産も含まれている必要があります。すべての潜在的な成果物を前もって定義することで、プロジェクトに関係するすべての人が全体的な目的を明確に理解できるようになります。

マイルストーンを確立する

スコープの定義には、プロジェクトの高レベルの目標と目的の両方、および正常に完了するために必要なすべてのアクティビティ、タスク、および成果物を理解する必要があります。プロジェクトのすべてのマイルストーンをレイアウトしてプロセスを開始すると便利です。マイルストーンは、タイムラインと目標に対する進捗状況を測定するためのウェイポイントを提供する主要な成果物 (製品の発売など) です。

特定のマイルストーンを定義するには、プロジェクトのタイムラインに影響を与える可能性のある特別なイベント (会議、締め切りなど) と、各マイルストーンの達成に関与する必要があるすべての部門または利害関係者を特定することが重要です。プロセスのこのステップを完了すると、マイルストーンの成果物に到達するために、プロジェクトの全期間にわたって何を行う必要があるかをよりよく理解できるようになります。

プロジェクトのマイルストーンを定義する手順は次のとおりです。

  • プロジェクトのタイムラインに影響を与える可能性のある特別なイベントを特定します。
  • 各マイルストーンの達成に関与する必要があるすべての部門または利害関係者を特定します。
  • マイルストーンの成果物に到達するために、プロジェクトの全期間を通じて何を行う必要があるかをよりよく理解する。

仮定を定義する

仮定の定義には、達成すべき作業の範囲に影響を与える要因の特定が含まれます。これらの要因には、予想される作業時間とコスト、必要なリソースとツール、顧客の要件、およびプロジェクトの制約が含まれます。スコープ定義のこのステップで、利害関係者は、特定のプロジェクトを完了するために必要な作業量を明確に把握します。

顧客とプロバイダーの間の強制力のある契約を作成するために、仮定は可能な限り客観的でなければなりません。この段階では、仮定が必ずしも事実ではないことを理解することが重要です。それらは、計画に関する議論を開始するための基礎を提供するだけです。さらに、利害関係者は、スコープ定義プロセス中に行われたすべての変更が文書化されていることを確認して、プロジェクトの期間を通じて両当事者が同じページに留まるようにする必要があります。

範囲を定義する際に考慮する必要がある一般的な前提には、次のものがあります。

  • 最終製品/サービスの複雑さ
  • 機能要件と非機能要件
  • 他のシステムまたはサブシステムとの統合ポイント (該当する場合)
  • クライアントのプラットフォーム要件 (オペレーティング システム)
  • 試験基準/受け入れ試験パラメータ
  • 必要または望まれるパフォーマンス測定

除外を確立する

除外を確立することは、スコープ定義プロセスの重要なステップです。ここで、意図的にプロジェクトに含めない要素(スコープ外またはその時点で処理できない要素) を決定します。除外の具体的なリストを含めることで、すべての利害関係者に期待を設定し、将来の驚きを減らし、灰色の領域を回避するのに役立ちます。

プロジェクトから除外するものを確立するための最初のステップは、特定のサービス エリアまたは個々のタスクのリストを作成することです。これは通常、利害関係者のフィードバックと議論を通じて達成されます。除外には、プロジェクトのスケジュールや予算に含まれていないオプションの要素、拡張機能、構成(サイトの再設計やデータベースの構成など)、または他のリソースが社内で利用できる場合に下請業者を使用するなどの型にはまらないアプローチが含まれる場合があります。

範囲外のものを特定したら、プロジェクトの過程でこの情報を簡単に表示および監視できるようにする必要があります。これには、除外リストへの潜在的な変更を評価する責任を割り当てること、および各アイテムが最初に除外された理由に関する記録を維持することが含まれる場合があります。また、複雑な表現を使用することも重要です。単純に「データベース構成がありません」と言うのではなく、データベース構成が含まれていない理由と、後で必要に応じてどのように対処できるかを説明してください (つまり、「データベース構成は、データベース構成後に拡張機能として追加できます」など) 。明確な記録を保持し、事前にすべての利害関係者と情報を共有することで、プロジェクトのタイムラインと予算内での役割から期待されることを全員が理解できるようになります。

制約を定義する

プロジェクトの制約を定義することは、スコープ定義の重要なステップです。すべての利害関係者がプロジェクトの制限と期待を確実に理解できるように、制約が確立されます。確立する必要がある制約のタイプは次のとおりです。

  • 時間:プロジェクトを完了するためのタイムラインを確立することは、すべての関係者がそれに応じて計画できるようにするのに役立ち、現実的な期限を設定することはプロジェクトを順調に進めるのに役立ちます。
  • 予算:プロジェクトの予算を設定すると、許容できるコストとリソースに関するガイダンスを提供するのに役立ちます。
  • スコープ:プロジェクトのスコープを定義すると、プロジェクトを成功させるために必要なタスクまたは目標を確立するのに役立ちます。
  • 技術:プロジェクトの要件には、この段階で特定する必要がある特定の技術ツールまたはソフトウェアが含まれる場合があります。
  • 品質/期待:プロジェクトの作業を開始する前に、品質管理、テスト、およびその他の標準に対する期待を伝えることが重要です。これは、最終目標を定義するのに役立ち、範囲内のタスクの完了を評価する際の成功の尺度として機能します。

結論

スコープの定義は、どのプロジェクトでも重要なプロセスです。スコープは、プロジェクトの境界、より広い組織にどのように適合するか、プロジェクトを完了するために必要な作業を定義します。時間をかけてプロジェクトの目的と目標を明確かつ包括的に定義することで、プロジェクトの実装と提供を成功させるための重要な一歩を踏み出したことになります。

範囲定義プロセスには、潜在的な問題が発生する前に対処できるように、プロジェクトに関連するリスクの評価も含まれる必要があります。また、プロジェクトの望ましい成果を達成する上での自分の役割をすべての利害関係者が理解していることを確認することも、リーダーにとって役立ちます。これにより、目標を達成するためのコミットメントとモチベーションが高まるからです。最後に、特定の期間内に結果を達成できるように、タイムラインの期待を明確にすることが重要です。

効果的なスコープ定義プロセスに取り組むことで、リーダーはリソース要件を特定し、プロジェクトを順調に進め、質の高い結果を生み出し、最終的に組織の成長と成功をサポートするための準備を整えることができます。