ステークホルダーマネジメントとは

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意味

利害関係者の管理は、主要な利害関係者を特定し、彼らの関心、ニーズ、および期待を理解することを含む、プロジェクト管理の重要な側面です。すべての利害関係者がプロジェクトに適切に参加し、彼らのニーズが満たされるようにするのに役立ちます。また、意思決定や行動を行う際に、すべての利害関係者の関心、ニーズ、期待が考慮されるようにするのにも役立ちます。

利害関係者管理の概念を理解することは、プロジェクトの完了と提供を成功させるために重要です。

  • 主要な利害関係者の特定
  • 彼らの興味、ニーズ、期待を理解する
  • すべての利害関係者が適切に代表されるようにする
  • すべての利害関係者のニーズを満たす
  • 意思決定や行動を行う際に、すべての利害関係者の関心、ニーズ、期待を考慮する

ステークホルダーとは?

利害関係者とは、特定の活動、プロジェクト、またはベンチャーに関心を持つ人です。これには、個人、グループ、組織、さらには特定の種類のテクノロジーが含まれる場合があります。利害関係者は、プロジェクトや取り組みの結果に「関心」を持っています。これは、利害関係者に直接影響を与えるか、結果から利益を得ることができるためです。利害関係者は、特定のプロジェクトの目標と目的の策定、その進捗状況に関する意思決定、およびその結果の評価に関与する場合があります。

利害関係者の管理とは、組織の戦略的目標の達成を成功させるための支援を確実にするために、利害関係者を関与させる積極的なプロセスを指します。これには、次のような活動が含まれます。

  • 利害関係者を巻き込む最善の方法を計画する
  • プロジェクトへの影響の評価
  • 進捗状況の通知
  • それらと他の独立した当事者との間の紛争の管理
  • あなたの計画やプロジェクトに関するコメントへの返信
  • 内部の運用とプロセスに関連する将来の改善イニシアチブのためにフィードバックを取得する

組織戦略全体の中で効果的な利害関係者管理の原則を利用することで、現在および将来にわたって望ましい結果を達成する能力に影響を与える人々との関係を強化することができます。

ステークホルダーマネジメントとは?

利害関係者管理は、組織内の利害関係者のニーズと関心を特定、分析、監視、および対応するプロセスです。プロジェクトのすべての段階で利害関係者の関係を特定、優先順位付け、管理するのに役立つため、プロジェクトの実装を成功させるために重要です。

利害関係者の管理には以下が含まれます。

  • 利害関係者の行動を理解し、正確に予測する。
  • 各利害関係者がプロジェクトによってどのようにプラスまたはマイナスの影響を受ける可能性があるかを理解する。
  • 有意義な方法で利害関係者を積極的に関与させる。
  • 彼らが献身的で支持的であり続けることを確実にするために、彼らの興味に注意を払う。
  • 合意形成技術を使用して、利害関係者間の潜在的な対立を解決する。

プロジェクトに関与する各利害関係者の欲求、ニーズ、目的、および制限を理解することにより、効果的な組織の意思決定を実現できます。利害関係者の管理は、組織内の将来のプロセスやプロジェクトを改善するために使用できる貴重なフィードバックも提供します。

利害関係者管理の利点

利害関係者の管理とは、プロジェクトの利害関係者を特定して管理し、利害関係者のすべてのニーズ、期待、関心に確実に対処するプロセスです。利害関係者の管理に関しては、多くの利点があります。

利害関係者の管理は、利害関係者のニーズと期待に耳を傾け、対処することを確実にすることで、プロジェクトの品質を向上させるのに役立ちます。また、利害関係者の利益が考慮されるようにすることで、プロジェクトの成功を保証するのにも役立ちます。

利害関係者管理の利点を詳しく見てみましょう:

意思決定の改善

利害関係者管理の主な利点の 1 つは、意思決定の改善です。利害関係者の管理は、すべての利害関係者が意思決定プロセスにアイデアや洞察を提供する機会を確保するのに役立ちます。これにより、提案されたソリューションをより包括的かつ考慮したビューが得られ、より良い決定につながります。

また、効果的な利害関係者の管理により、組織は意思決定が行われた後に単に反応するのではなく、意思決定の策定に利害関係者を関与させるための積極的なアプローチを取ることができます。プロセスの早い段階で利害関係者を関与させることで、彼らの意見が考慮され、潜在的な意図しない結果を回避できるようになり、関係者全員が正しい決定を下せるようになります。

さらに、プロセス全体で利害関係者の意見を考慮することにより、組織は関係を維持し、信頼を構築する、より思慮深い決定を下す可能性があります。これにより、最終的にはすべてのグループ間のコミュニケーションが改善され、長期的には双方に利益をもたらす関係が強化されます。

顧客満足度の向上

優れた利害関係者管理は、顧客満足度の向上につながります。献身的な利害関係者のチームを持つことで、顧客は自分たちのニーズやプロジェクトが提供するサービスについて有意義な会話をすることができます。さらに、意思決定プロセスに顧客を関与させることで、信頼と忠誠心を高め、顧客が最終結果により多く投資できるようにします。

顧客満足度の向上は、リピート ビジネスの増加につながり、顧客が組織の他のサービスや製品を推奨しやすくなります。顧客からの定期的なフィードバックにより、組織は製品/サービスをさらに改善するためにどのような変更を実装する必要があるかを理解できます。あらゆる段階で顧客のニーズを考慮に入れることで、両者の継続的な成功につながる強力な関係が築かれます。

プロジェクトの進捗状況の可視性の向上

利害関係者の管理は、さまざまな方法でプロジェクトに利益をもたらします。視認性の向上もその一つです。全員が同じページにいることで、利害関係者はプロジェクトの進行状況をより認識し、特定の決定が下された理由をよりよく理解できます。また、彼らのインプットがプロジェクトの結果を形成するためにどこでどのように使用されているかを確認できるため、より積極的に関与するようになります。その結果、利害関係者がプロセスに関与し続け、そのライフサイクル全体をサポートする可能性が高くなります。これにより、チームスピリットの感覚が構築され、関係するすべての関係者間のより良いコラボレーションにつながります。

定期的にチェックインすることで継続的な改善が可能になり、問題がより大きな問題に発展する前に問題に迅速に対処し、解決策を見つけることができます。最終的に、これによりスムーズな実行が可能になり、プロジェクトの成功が保証されます。

  • 利害関係者管理の利点は次のとおりです。
    • 可視性の向上
    • より多くのエンゲージメント
    • より良いコラボレーション
    • 継続的改善
    • スムーズな実行
    • プロジェクトの成功を保証

利害関係者の種類

利害関係者管理は、プロジェクトに関与する利害関係者の利益を理解し、管理するプロセスです。プロジェクトの利害関係者は、プロジェクト チーム メンバー、スポンサー、外部ベンダー、さらには顧客にまで及びます。プロジェクトを効果的に計画および実行するには、プロジェクト内のさまざまなタイプの利害関係者を特定して理解することが重要です。このセクションでは、さまざまなタイプのプロジェクト関係者について説明します。

内部関係者

内部利害関係者は、組織内の個人、部門、および企業です。彼らは会社の業績や幸福に既得権を持っているため、利害関係者の管理活動に不可欠な参加者となっています。内部の利害関係者には、所有者、株主、上級管理職、マネージャー、および従業員が含まれます。

  • 所有者: 一般に、会社の所有者として知られている株主または投資家に関連しています。彼らはまた、メンバーが成功から利益を得ることを期待しているビジネスを運営する創業家の一員になることもできます。
  • 株主:上場企業や投資信託の株式に投資する人。彼らの主な関心は、投資から金銭的利益を受け取ることです。
  • 上級管理職: 会社で重要な意思決定権限を持つ取締役および上級管理職。利害関係者の管理における彼らの優先事項は、会社の法的義務を果たすこと、および年金基金と圧力団体によって形成された社会的期待を理解することにあります。
  • マネージャ: 運用またはプロジェクトに関連するタスクを実行するマネージャは、望ましい結果を達成するために、プロジェクトの目標を満たすことに優先順位を付ける必要があります。リスクを軽減し、期待される結果を達成できるように、内部チームおよび外部の利害関係者と良好な関係を確立する必要があります。
  • 従業員: 従業員は組織の大部分を形成します。彼らは、組織の成功への貢献を適切に反映する、雇用の安定、キャリア開発の機会、および競争力のある報酬パッケージを期待しています。公正に扱われ、懸命に働くインセンティブが与えられれば、自動的に従業員の生産性レベルが向上し、組織の効率指標が向上し、従業員満足度指数が高くなります。

外部関係者

外部の利害関係者は、組織の外にいる個人またはグループですが、組織の活動に関心を持っています。それらは、顧客、サプライヤー、投資家、政府機関、および地元の市民である可能性があります。主要な外部利害関係者の一部は次のとおりです。

  • 顧客: 顧客とは、組織が提供するサービスを利用したり、製品を購入したりする人々を指します。彼らの主な動機は、ニーズと要件を満たすことです。
  • 投資家: 投資家とは、ローンを提供したり、株式を購入したりして、会社に金銭的関心を持つ個人または組織を指します。彼らは、お金がどれだけ効率的に使われているかを評価し、投資からのリターンを期待しています。
  • サプライヤーおよび請負業者: サプライヤーは、組織の運営に必要な材料、サービス、およびその他の提供物を提供します。請負業者は、組織のニーズに基づいて短期契約で専門的なサービスを提供します。
  • 競合他社: 競合他社とは、組織と同様の商品またはサービスを提供する組織を指します。企業は、競合他社のパフォーマンスを定期的に見直し、必要に応じて戦略を再調整して、業界市場シェアにおける生き残りと収益性の成長の面で先を行きます。
  • 政府機関: 政府機関は、課税規則、雇用法、医療規定などの事業運営に直接影響を与えることが多いため、企業はすべての規制を遵守しながら、効果的な利害関係者管理アプローチを使用して事業活動を運営し、これらの機関の円滑な機能を確保する必要があります。両当事者間の事業運営に不当な管理を行うことなく、会社と代理店自体の両方に利益をもたらします。
  • 地域コミュニティ/社会: 地域コミュニティは、近隣地域に住む家族で構成されており、従業員が日常的に職場に向かって移動する際の安全とセキュリティの側面に影響を与えます。環境は、旅行中の従業員の安全を確保するゼロ犯罪率ゾーンで十分に清潔でなければなりません.最終的には、2つの当事者間の利害関係者の関係に利益をもたらします.利益のための相互の目標.現在進行中の将来のビジネスサイクルへのさらなる成長拡大のために、相互に長期的な持続可能な関係を設定します.

効果的な利害関係者管理のための戦略

利害関係者管理とは、組織の戦略と成功に既得権を持つ個人の期待を特定し、関与させ、管理するプロセスです。効果的な利害関係者の管理には、各利害関係者の関心、ニーズ、および期待を明確に理解すること、およびそれらのニーズが確実に満たされるようにするための戦略を作成することが含まれます。

この記事では、利害関係者の管理を成功させるための戦略を見ていきます。

利害関係者とそのニーズを特定する

利害関係者を特定し、そのニーズを理解することは、効果的な利害関係者管理の重要な要素です。利害関係者は、内部および外部の利害関係者、または直接的および間接的な利害関係者に大まかに分類できます。内部/直接の利害関係者は、従業員、顧客、株主/所有者など、組織と直接やり取りする個人またはグループです。外部/間接的な利害関係者とは、慈善団体、非政府組織 (NGO)、メディア、地域社会など、組織の行動によって影響を受けるが、あなたと直接的な関係を持たない人々です。

利害関係者の関与戦略を検討するときは、プロジェクトの目的への影響と成果物への影響の観点から利害関係者を特定することが重要です。利害関係者がプロジェクトで積極的な役割を果たすべきかどうかを判断するには、プロジェクトの目的に影響を与える意思決定に対する利害関係者の影響度を評価し、プロジェクトの結果に関連する関心と期待も考慮する必要があります。この目的のために、インタビューや調査の実施を検討して、彼らの視点と、プロジェクトの目的にもたらす可能性のあるリスクを理解してください。さらなる分類は、利害関係者の関与活動の優先順位付けに役立つ可能性があります; 潜在的な影響が大きい、または最初に注意が必要な人は、リソース (時間/コスト) だけでなく、権限のレベル (リソースの制御レベル) を考慮した優先順位付けの演習を通じて決定する必要があります。

特定したら、各利害関係者の関心の評価を開始して、すべての人のニーズを最もよく満たすために、個々の関心に応じて調整された効果的な戦略を策定します。これには、情報をタイムリーかつ正確に提供することに重点を置いたカスタマイズされたコミュニケーション計画の作成、達成されたマイルストーンの議論、プロジェクトの成功に関与するすべての関係者間のコラボレーションへの道筋の作成が含まれます。また、期待の失望やさまざまな利害関係者間の意見の相違によって発生する可能性のある対立を管理しながら、重要な決定を率直に議論できる定期的な会議をスケジュールする必要があります。さらに、予期しない遅延や予算の変更など、実装中に発生する可能性のある変更を監視することが重要です。すべての利害関係者の間で可視性を維持することで、プロジェクトの活動サイクルの全期間を通じて、すべての段階で彼らの意見を聞くことができます。

関係を築き、維持する

利害関係者の管理は、望ましいプロジェクトの成果とプロジェクトの活動を提供するだけにとどまらない必要があります。ハイレベルなステークホルダーのサポートを確立するためには、ステークホルダーとの関係構築に時間と労力を費やすことが重要です。親密な関係を築くことで、彼らがプロジェクトに関係しているときに、彼らの目的、希望、恐れを理解するのに役立ちます。

コミュニケーションは、利害関係者との関係構築の重要な要素です。頻繁なコミュニケーションにより、プロジェクト マネージャーは利害関係者に進捗状況を通知し、要件に関するフィードバックを取得し、プロジェクトに関する決定を文書化することができます。利害関係者が最新情報をタイムリーに受け取るようにして、彼らの意見が考慮されていないと感じないようにすることが重要です。定期的な会議は、利害関係者とコミュニケーションを取り、相互の信頼と理解を確立するための最良の方法の 1 つです。

また、潜在的な問題や問題が発生する前に予測することも重要です。これは、インタビューや調査を通じて利害関係者からデータを収集することによって行うことができます。彼らの価値観、興味、動機、ニーズ、目的、およびプロジェクトの成功に対するその他の影響を理解することに集中してください。そうすることで、将来彼らを管理する最善の方法について十分な情報に基づいた決定を下すことができます。

また、意思決定プロセスまたはタイムラインの期待について相互に有益な合意に達するための透明なプロセスを開発することにより、利害関係者の参加に対する期待に応えるか、それを超えるように努める必要があります。利害関係者は、意思決定プロセスにおいて積極的な役割を果たしていると感じる必要があります。これにより、利害関係者と、利害関係者に代わって作業するプロのプロジェクト マネージャーであるあなたとの間の相互信頼が構築されるからです。最後になりましたが、重要なことは、問題解決の取り組み中に応答性のレベルを維持することです。これにより、関係者は解決戦略に関与し続けながら、問題が解決ステップに向けて進むにつれて、コミュニケーション交換全体でサポートされていると感じることもできます。

定期的に連絡する

利害関係者との定期的なコミュニケーションは、利害関係者の管理を効果的かつ成功させるために不可欠です。期待が満たされ、目標が理解され、利害関係者がその過程で発言権を持っていると感じられるようにするのに役立ちます。定期的なコミュニケーションは、利害関係者の関与や結果に影響を与える可能性のある変更について、利害関係者に最新情報を提供する機会も提供します。

プロジェクトのライフサイクル全体を通して定期的で明確なコミュニケーションが必要ですが、タイムライン、予算、またはその他のプロジェクトの成果物に関連する更新をリリースする場合は特に重要です。目標は、できるだけ早く最新情報を提供し、変更が利害関係者に与える可能性のある影響に関する詳細情報を含めることです。また、コミュニケーションの取り組みを主導する人々が、関係者との対応ややり取りにおいて、人懐っこく、プロフェッショナルであり、敬意を払うことも重要です。

利害関係者との効果的なコミュニケーションが確実に維持されるようにするには、各利害関係者グループの主要なメッセージの概要を示す計画を作成し、すべてのコミュニケーションが合意された同じ形式に従うようにすることが役立ちます。これにより、伝達されている情報を全員が常に理解していることを確認し、伝達ミスの発生を減らすことができます。また、誰もが 1 か所で関連資料にアクセスできるようにすることで、新しい情報を共有するプロセスを合理化するのにも役立ちます。

利害関係者のフィードバックを監視する

利害関係者のフィードバックを定期的に監視することは、効果的な利害関係者管理の重要な側面です。結果を確実に成功させるには、利害関係者の意見、アイデア、期待を常に評価することが不可欠です。各利害関係者を駆り立てているものと、プロジェクトの成功を彼らがどのように見ているかを理解することは、それに応じてアプローチを調整するのに役立ちます。

利害関係者のフィードバックを監視するときは、言語的手がかりと非言語的手がかりの両方に注意を払うことが重要です。主要な決定を下す前に、定期的な会議中または電子メールで、プロジェクトに対する不満、目標に対する態度の変化、サポートの変化を示すコメントを探してください。さらに、電子メールを送信するときの応答時間の長さ、会議への出席、電話の空き状況などの他の要因を、プロジェクトの立ち位置の兆候として考慮してください。

プロジェクトのコンテキスト内での変化に伴い、満足と不満の領域を特定できるようにするために、利害関係者のフィードバックを定期的に追跡、監視、分析できるシステムを確立します。個々の利害関係者に合わせて特別に調整された調査または質問を作成すると、収集されたデータの正確性を確保するのに役立ちます。プロジェクトのライフ サイクル全体でこのデータを利用して、長期にわたって結果をベンチマークし、必要な態度の変化が発生したときに迅速に対応できるようにすることで、最良の結果を得ることができます。

ステークホルダー管理の課題

利害関係者の管理は、プロジェクトの成功に欠かせない要素です。これには、プロジェクト スポンサー、チーム メンバー、顧客など、プロジェクトに投資する人々の期待を理解し、管理することが含まれます。効果的な利害関係者管理は、プロジェクトのパフォーマンスと顧客満足度の向上につながります。

ただし、利害関係者の管理にはいくつかの課題があります。次のセクションでは、これらの課題について詳しく説明します。

誤解

誤解は、利害関係者管理の一般的な課題の 1 つです。利害関係者が独自の経験、意見、および目標をプロジェクトに持ち込むとき、彼らのメッセージがすべての関係者によって正しく解釈されるようにすることが不可欠です。明確なコミュニケーションがなければ、利害関係者の関心が誤解されたり無視されたりして、プロジェクトがさらに遅れたり、時期尚早に終了したりする可能性があります。

誤解は、メッセージの配信または解釈に誤りがある場合に発生します。エラーは、不明確な言語文化の違い偏った態度や期待から生じる可能性があります。誤解を減らすには、関係者とのコミュニケーションのプロトコルを確立して、すべての会話と通信で何が言われているかを全員が理解し、認めることが重要です。

  • これには、事前にコミュニケーションの基本ルールを設定することが含まれる場合があります(例: 各人の時間制限を尊重する)。
  • 必要に応じてプロジェクトの進捗状況を定期的に更新する
  • 参加者がプロジェクトのディスカッション中に使用できるように、メーリング リストやインスタント メッセージング システムなどのツールを確立します。

さらに、可能な限り、コミュニケーションは対面で行う必要があります。これにより、ボディーランゲージや、共通の意味に関する追加のコンテキストを提供する可能性のある顔の表情などの非言語的な手がかりによる誤解を減らすことができます。

利益相反

利益相反は、利害関係者管理の主要な課題の 1 つです。どのようなプロジェクトでも、他の利害関係者の利益と相反する、または対立する利害関係を持つ利害関係者が存在する可能性があります。たとえば、プロジェクトには既存のプロセスの変更が含まれる場合があり、所有者はそれらの変更をジョブのセキュリティと制御に対する脅威として認識します。

同様に、2 人以上の人が同じリソースを共有している場合、それらをどのように使用すべきかについて、彼らの間で緊張が生じる可能性があります。その緊張は潜在的な対立につながり、プロジェクトの利害関係者管理プロセスの効率を低下させる可能性があります。また、プロジェクトが適切に管理されていないと、利害関係者間の関係が崩壊し、プロジェクトの進行が妨げられる可能性もあります。

組織が利害関係者の利益相反を管理する最善の方法は、効果的なコミュニケーションと相互理解によるものです。すべての関係者がそれぞれの責任を認識し、意見の相違が生じた場合にどこで妥協する必要があるかをそれぞれが理解できるように、適切な措置を講じる必要があります。紛争が管理不能になったり制御不能になったりしないように、複数の利害関係者が関与するすべての問題に対処するための確立されたシステムを組織が持つことも重要です。

役割と責任が不明確

利害関係者の管理に関して組織が直面する主な課題の 1 つは、役割と責任が不明確であることです。これは通常、利害関係者が実際には誰であるか、利害関係者が何に関心を持っているか、組織にどのように適合しているかについての理解が不足していることが原因です。これらすべての要素がどのように組み合わされるかを理解していなければ、利害関係者を効果的に管理するための明確な計画や戦略を作成することは困難です。

たとえば、組織が複数の重要な利害関係者を特定しているが、彼らの役割や目前のプロジェクトでの彼らの関心が何であるかを理解していない場合、混乱と混乱が生じる可能性があります。これにより、プロジェクトが適切な経営陣の注意やリソースを受け取れなくなったり、利害関係者間のコミュニケーションが不十分になったり、コストのかかるミスにつながる可能性のあるその他の遅延が発生したりする可能性があります。

不明確な役割と責任に関連するもう 1 つの重要な課題は、プロジェクトへの関与に関して、全員が期待されていることを確実に理解することです。誰が何をいつ行う必要があるかを明確にしないと、さまざまな関係者の間で説明責任が欠如し、遅延やその他の問題につながる可能性があります。利害関係者管理の課題を管理する組織にとって、プロジェクトを効率的に進められるように、組織に期待されていることを全員が理解していることを確認することが不可欠です。