ステークホルダーマネジメントとは

コンサル

ステークホルダーマネジメントの定義

利害関係者の管理は、意思決定を導くために利害関係者を関与させ、彼らのニーズを理解するプロセスです。利害関係者はプロジェクトとその結果に既得権を持っているため、利害関係者の管理は成功するプロジェクトの重要な部分です。利害関係者はプロジェクトの成功または失敗に影響を与える可能性があるため、利害関係者を正しく管理することが重要です。

利害関係者管理の概念をさらに詳しく見てみましょう。

利害関係者の種類

利害関係者管理は、プロジェクトまたは開発イニシアチブにおけるすべての利害関係者を特定、関与、戦略化、および管理するプロセスです。利害関係者には、プロジェクトまたはイニシアチブの結果に影響を与える、または影響を受ける可能性のある個人またはグループが含まれます。プロジェクトやイニシアチブの成功には、効果的な利害関係者管理システムを導入することが不可欠です。

利害関係者の管理に関して言えば、関係者には 2 つの主要なタイプがあります。内部の利害関係者外部の利害関係者です。内部利害関係者は、特定のプロジェクト/イニシアチブに既得権を持つ組織内の人々であり、マーケティングや財務などの組織内の他の部門だけでなく、すべてのレベルの従業員を含めることができます。一方、外部の利害関係者は通常、組織外の関係者であり、顧客、パートナー、サプライヤー、政府機関、地域社会のメンバーなどで構成されます。

効果的な利害関係者管理には、内部と外部の両方の利害関係者 (プロジェクト/イニシアチブ内での役割) の包括的な理解が必要です。彼らの興味; 彼らのニーズ; 彼らの目標; それらの価値観などを使用して戦略を調整し、プロジェクト/イニシアチブの結果に全員が満足するようにします。

利害関係者管理の利点

利害関係者の管理は、あらゆる組織のプロジェクトおよびビジネス管理を成功させるための重要な要素です。これには、あなたの仕事に影響を与える、または影響を受ける利害関係者のニーズ、懸念、価値観、および行動を理解することが含まれます。利害関係者の管理には、期待を管理しながら目標をサポートできる利害関係者を関与させるための戦略の開発が含まれます。目標は、プロジェクトの計画や戦略の変更に関連する意思決定を行う際に、すべての声を聞き、彼らの関心が考慮されるようにすることです。

効果的な利害関係者管理の主な利点は次のとおりです。

  • プロジェクトのパフォーマンスの向上: 主要な利害関係者のニーズと目的を理解することで、高品質の結果を達成するためにリソースをどのように活用すべきかについてより適切な決定を下すことができます。
  • 効率の向上: チーム間での委任タスクを特定し、コミュニケーション プロトコルを確立して全員に情報を提供することで、プロジェクトをより効率的に進めることができます。
  • コンプライアンス: ドキュメント レビュー、コード レビューなどのコミュニケーション プロトコルを制定することで、チームは業界の規制や標準に準拠した状態を維持できます。
  • 関係の改善: 利害関係者のリストを最新の状態に保つことで、すべての利害関係者が意思決定プロセスに情報を提供できるようになり、時間の経過とともに関係者との協力関係が強化されます。
  • リスクの軽減: 利害関係者の関心を理解することは、リスクを早期に特定するのに役立ち、必要に応じて積極的な対策を講じることができます。

ステークホルダー管理プロセス

利害関係者を適切に管理するには、企業は利害関係者の長所と短所、およびリスクと機会を判断する必要があります。利害関係者の管理には、会社の目標、目的、および使命の明確な理解を含む包括的な計画が必要です。また、効果的な利害関係者の関与を確保するためのコミュニケーション戦略と技術の開発も必要です。

利害関係者の管理を成功させるためのプロセスを見てみましょう。

利害関係者を特定する

利害関係者を特定することは、利害関係者管理プロセスにおける重要なステップです。利害関係者とは、プロジェクトの成功または失敗に既得権を持つ人で、内部および外部の関係者を含みます。たとえば、利害関係者には、開発チームのメンバー、プロジェクトのスポンサーと資金提供者、顧客の代表者、法律顧問、およびベンダーが含まれる場合があります。プロジェクトの主要な利害関係者を特定することで、彼らの目的をより明確に理解し、全員のニーズを満たす計画を作成するのに役立ちます。

すべての主要な利害関係者を特定するために、プロジェクトの成功または失敗に既得権を持つすべての個人または組織をリストすることから始めます。プロジェクトの開発段階と実装段階で行われる決定によって誰が影響を受ける可能性があるかを考えてください。これらは潜在的な利害関係者です。潜在的な利害関係者を特定した後、プロジェクトへの関与のレベルと意思決定プロセスへの影響を判断するために、さらに調査を行うことができます。

プロジェクトに誰が関与しているかに応じて、リソースを適切に割り当てるようにしてください。たとえば、一部の人々は、その結果に対してより大きな影響力または影響力を持っているため、他の人よりも多くのサポートを必要とする場合があります.

利害関係者のニーズを分析する

利害関係者のニーズを分析することは、利害関係者管理プロセスの重要なステップです。利害関係者を効果的に管理するには、利害関係者の関心と期待、およびプロジェクトやイニシアチブに対する潜在的な影響を理解する必要があります。特定された利害関係者のグループが分析されると、この情報を使用して、プロジェクトまたはイニシアチブの過程で彼らと関与するための戦略を策定できます。

利害関係者のニーズの分析は、プロジェクトまたはイニシアチブに対する各グループの関与と関心の現在のレベルを判断することから始めるべきです。これは、利害関係者とプロジェクト チームの間でこれまでにどれだけのコミュニケーションが行われたか、また利害関係者から受け取った以前のフィードバックを評価することによって行うことができます。これにより、各グループから収集する必要がある可能性のある追加情報を特定できます。たとえば、ビジネス目標と望ましい結果に関する知識レベル、これらの目標を達成するために利用できるリソース、および各オプションに関連するリスクなどです。

次に、利害関係者とのコミュニケーションと交渉に関して最大​​の効率を確保するために、利害関係者間の共通点の領域を特定することが重要です。特定の目標または行動計画の項目に関連する共通の価値観と目的を理解することは、より良い交渉を促進するのに役立ちます。さらに、それらの間で競合する利益が存在する領域を見つけることも文書化して、議論の中で潜在的な競合が発生したときに管理できるようにする必要があります。

すべての利害関係者の関心が特定および分析されると、プロジェクトまたはイニシアチブ中にそれらを関与させるための効果的な戦略の開発を開始できるようになります。これにより、すべての関係者間の関係を強化すると同時に、イニシアチブを成功裏に完了に向けて効率的に進めることができます

利害関係者の関与戦略を策定する

初期の概念段階から運用段階まで、プロジェクトのライフサイクル全体で利害関係者を管理するには、効果的な利害関係者の関与戦略を策定することが不可欠です。利害関係者の関与により、組織は重要なグループと有意義で生産的な関係を築き、プロジェクトやプログラムの提供を成功させることができます。

利害関係者の関与戦略を策定するときは、利害関係者の影響を理解して予測する、組織の複数のレベルで調整する、利害関係者に関連する潜在的なリスクを特定して対処するなどの目的を考慮する必要があります。さらに、暗黙的または明示的な利害関係者(特定のプロジェクトまたはプログラムの影響を受ける可能性があるが、直接関与していない関係者) を特定することが重要です。

プロジェクトまたはプログラムのライフ サイクル全体で利害関係者を効果的に関与させるには、計画を策定する際に考慮すべき重要な要素がいくつかあります。

  • 利害関係者が誰で、特定のプログラムや製品によって彼らがどのような影響を受けるかを理解します。
  • 彼らの関心と期待を特定します。
  • 主要な利害関係者との定期的なチェックインをスケジュールして、進捗状況を常に把握できるようにします。
  • 利害関係者グループとの明確なコミュニケーション チャネルを確立します。
  • 測定可能な結果を​​伴う目標を設定します。
  • これらの目標に沿って、パフォーマンスの期待値 (プラスとマイナスの両方) を管理します。
  • 設定された目標に対する進捗状況を監視し、フィードバックを常に確認し、必要に応じてコースを調整します。

ステークホルダーエンゲージメント

利害関係者の管理には、組織とその利害関係者の間に相互に有益な関係を築くことが含まれます。利害関係者は、従業員などの内部関係者、または株主や顧客などの外部関係者である可能性があります。利害関係者との関係を構築することは、利害関係者の関与を成功させるための鍵です

利害関係者の関与は、組織に対する利害関係者のニーズと期待を理解し、コミュニケーションやコラボレーションなどの戦術でそれらの期待を管理することに焦点を当てています。利害関係者を効果的に関与させる方法の詳細に飛び込みましょう。

コミュニケーションチャネルを確立する

効果的な利害関係者の管理は、適切なコミュニケーション チャネルを確立して、利害関係者に常に情報を提供することから始まります。これには、プロジェクトの規模と関連する利害関係者に応じて、公開会議、調査、インタビューなどのさまざまな方法が含まれる場合があります。利害関係者がプロジェクトの進捗状況、範囲の変更、またはプロジェクトの過程で発生する新しいリスクや機会について最新の状態に保つことができるように、効果的なコミュニケーションチャネルを設定することが重要です。

利害関係者の管理を成功させるには、利害関係者がアイデアや懸念を伝えるための明確な方法を確立することが不可欠です。さまざまな種類の利害関係者を管理するには、さまざまなアプローチを採用する必要があります。オープン ミーティングでは、すべての利害関係者が意見を表明し、プロジェクトに関する貴重な洞察を提供することができます。また、アンケートは、大勢の人々からフィードバックを効率的に収集する方法を提供します。インタビューは、より詳細な情報が必要な場合や、問題をより深く議論する必要がある場合に使用できます。

どちらの方法を選択する場合でも、プロジェクトの期間中、すべての利害関係者の間で双方向のコミュニケーションが確立されていることを確認して、全員が最新情報を入手し、何が起こっているのかを把握しておくことが重要です。

利害関係者のフィードバック メカニズムを開発する

利害関係者のフィードバックメカニズムは、利害関係者の関与を理解して測定し、利害関係者が持つ可能性を解き放つために使用されます。効果的なフィードバック ループを確立するには、潜在的に影響力のある利害関係者を特定し、関連する質問を作成し、必要な形式で入力を収集し、それを分析して有意義な洞察を得て、経時的な嗜好の変化を追跡し、利害関係者の関与活動の測定値または結果を報告する必要があります。

組織が利害関係者のフィードバック メカニズムを開発する方法の例には、次のようなものがあります。

  • 関連するすべてのトピックが確実に取り上げられるように調整された調査の作成
  • 対象となる利害関係者の間でフォーカス グループを編成する
  • オンライン相談窓口の展開
  • 対象となる利害関係者とのインタラクティブなワークショップを開催する
  • クロスファンクショナル チームとのブレインストーミング活動の推進
  • ターゲットを絞った参加者を対象としたウェビナーの実施
  • チームミーティング中にスタッフメンバーとのオープンな対話を奨励する
  • リアルタイムのフィードバックを得るために、主要な意思決定者との定期的なチェックインを確立します。

これらのイニシアチブはすべて、組織が利害関係者の関心、要求、および好みに関する貴重なデータを収集できるようにし、戦略に関してより多くの情報に基づいた決定を下せるようにします。組織は、主要な利害関係者との定期的なやり取りから現在のデータを収集することで、時間の経過とともに態度をより正確に測定および追跡し、改善すべき領域を評価し、組織自身と利害関係者の間の信頼レベルを高めることができます。

利害関係者の関与を監視および評価する

利害関係者の関与を監視および評価することは、効果的な利害関係者管理の重要な部分です。潜在的なリスクと機会を特定し、利害関係者の関与プロセスと活動に関するフィードバックを提供するのに役立ちます。

利害関係者の関与を監視および評価する場合、実装できるさまざまな戦略があります。

  • 目標に対する進捗状況を追跡するための重要業績評価指標 (KPI)の確立
  • コミュニケーション プロセスと受け取ったフィードバックの定期的なレビュー
  • 目標達成に向けた進捗状況の定期的な評価
  • 利害関係者の満足度または不満度に関する洞察を得るための、利害関係者への調査またはインタビュー
  • 類似のプロジェクトまたは組織と比較したベンチマーク
  • 問題を元の原因まで追跡する根本原因分析

利害関係者の関与を監視および評価した結果は、既存のプロセスの有効性を評価したり、改善領域を特定したり、新しいイニシアチブを開始したりするための貴重な情報を提供します。そのため、これは、利害関係者が組織またはプロジェクトで肯定的な経験を確実に得られるようにするための重要なステップです。

利害関係者分析

利害関係者の分析は、あらゆるプロジェクトの重要な側面です。これには、利害関係者が持つ影響力を評価し、利害関係者、権力、影響力を特定することが含まれます。プロジェクトの決定または変更によって利害関係者がどのように影響を受けるかを理解するために使用されます。この知識は、さまざまな利害関係者のニーズに対応するための戦略と計画を策定するために使用できます。

この記事では、利害関係者分析のコンポーネントと、それを使用して利害関係者を管理する方法について説明します。

利害関係者の関心を特定する

利害関係者の分析を行う場合、分析を成功させるためには、利害関係者の関心を特定することが重要です。利害関係者は、組織の決定や行動に影響を与える、または影響を受ける可能性のある個人、グループ、または組織です。彼らは、プロジェクトや組織内でさまざまなレベルの関心と影響力を持っているため、すべての利害関係者の関心を考慮することが重要です。

利害関係者の分析を実施する際の最初のステップは、プロジェクトまたは組織の成功に対するすべての関連する利害関係者とその関心を特定することです。. 顧客グループ (消費者、パートナー)、株主 (投資家、所有者)、従業員 (マネージャー、フルタイム スタッフ)、サプライヤー (直接のベンダーおよび下請け業者)、非政府組織 (コミュニティ活動家) などのカテゴリにグループ化すると便利です。 ) など. プロジェクトまたは組織の成功に関連するすべての利害関係者とその関心を特定した後; どのグループが意思決定プロセスに対して最も力を持っているか、影響力を持っているかを判断することが重要です。場合によっては、最初の分析を超えて関心と影響力のレベルを評価するために、主要な利害関係者と直接会う必要があるかもしれません。

各利害関係者がプロジェクトまたは組織に何を望んでいるかを分析することにより、プロジェクト/組織の目的を効果的に達成するために、最初に満たす必要のある利益に優先順位を付けることができます。これは、関係する複数の当事者間で対立がある場合に決定を導くのにも役立ち、目前の問題に関連する将来の意思決定プロセスで誰に相談する必要があるかについての洞察も提供します。

利害関係者の影響を分析する

利害関係者分析は、組織内の主要な利害関係者を特定し、彼らの関心、動機、および影響力のレベルを理解するプロセスです。これは、あなたが行う決定によって影響を受ける個人の力と優先順位を考慮することを含む、成功する利害関係者管理戦略を作成するための重要なツールです。ビジネスのプロジェクトや戦略の成功を最大化するために、利害関係者の利益が考慮されるようにします。

利害関係者の分析を行うときは、各個人とプロジェクトまたは組織の取り組みとの関係、および利害関係者の関与を達成するための関連性を考慮することが重要です。結果に応じて、関与する各利害関係者グループに関連する特別なニーズや課題に対処するための計画を作成できます。

利害関係者を分析する場合、考慮すべき 5 つの重要な要素があります。

  1. 興味:あなたのプロジェクト/取り組みに参加する動機は何ですか?
  2. 影響力:あなたのプロジェクト/取り組みに関連する意思決定に対して、彼らはどの程度のコントロールを持っていますか?
  3. インプットのレベル:結果に関連する決定に影響を与えるという点で、それらはどの程度の影響力を持っていますか?
  4. 目標:成功した結果に関連する彼らの期待は何ですか?
  5. ニーズ:成功するための行動に関連して、どのような特別な要件がありますか?

この演習の目的は、意思決定を行う際にどの利害関係者が対象となるべきかを理解することだけではなく、どの利害関係者に追加の注意を払う必要があるかを理解することです。これにより、実行される行動が相互の満足と全体的な成功をもたらすことができます。利害関係者を適切に特定せずに計画を作成したり戦略を実行したりする前よりも早い段階で、潜在的な対立や問題が明らかになるため、事前に時間をとることで時間を節約できます。

利害関係者の影響を評価する

プロジェクトの成功は、その利害関係者にかかっています。したがって、プロジェクトの開発前に利害関係者の影響を評価することが重要です。利害関係者分析のこのステップでは、潜在的な貢献を最大化するために、各利害関係者または利益グループを完全に理解して特定することが重要です。この評価の結果は、プロジェクトの意思決定とリソース計画のための重要なデータを提供します。

影響を分析するには、次のような利害関係者の影響に関する質問を検討する必要があります。

  • 利害関係者は、他の利害関係者と比較してどの程度強力ですか?
  • 利害関係者は、システム内で他の人に対してどのような権限を持っていますか?
  • 意思決定に対する利害関係者の影響力に影響を与える要因は何ですか?
  • 環境の変化は彼らの力や目的に影響を与えますか?
  • 時間の経過とともに目標が変化した場合、その影響を早期に理解することは、その変化に備えるのに役立ちます。
  • アクターの責任に関係なく、ビジネス目標を支援できますか?

この種の分析は、特定の状況における権力と利益の源を明らかにするのに役立ち、さまざまな利益グループ間でダイナミクスがどのように展開する可能性があるかをより深く理解することができます。さらに、各役割とその固有の権力構造またはその欠如を理解することで、成功する結果を達成するために全員の最善の利益をそれらに組み込むソリューションを作成しやすくなります。多くの関係者が参加するプロジェクトを管理する過程で利害関係者の関与に大きく依存している組織やプロジェクトにとって、これは不可欠です。

利害関係者管理ツール

利害関係者管理は、プロジェクトの成功を確実にするために、利害関係者とそのさまざまなニーズ、視点、および関心を特定、分析、関与、および管理するプロセスです。利害関係者管理ツールは、プロセスを合理化し、すべての利害関係者に適切な情報を提供し、関与を維持するのに役立ちます。

このセクションでは、これらのツールのいくつかと、それらが利害関係者の管理プロセスにどのように役立つかを見ていきます。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、チームがプロジェクトを簡単に管理、編成、および共同作業できるようにする強力なソフトウェア ソリューションです。これらのソリューションは、リソースの追跡、タスクの割り当て、進行状況の追跡、および特定のプロジェクトの全体的なパフォーマンスの分析に使用できます。プロジェクト管理ツールは、プロジェクト関係者がリアルタイムで変更を議論および表示するための一元化されたプラットフォームを提供し、全員がプロジェクト内での自分の役割を確実に認識できるようにします。

これらのツールは、プロセスを自動化し、すべての関係者間のコミュニケーションを合理化することで、手作業を削減できるように設計されています。最も人気のあるプロジェクト管理ツールには、Asana、Jira、Basecamp、Trello などがあります。それぞれがさまざまなタイプのユーザーにアピールする独自の機能を提供するため、特定のニーズに基づいて 1 つを選択することが重要です。

プロジェクトを個々のタスクに分割して、さまざまなレベルの責任や専門知識を持つチーム メンバーに割り当てることができます。特定のタスクに役割を割り当てることで、各成果物に対する透明性、説明責任、および所有権を高めることができます。明確な期限を念頭に置いて、チームは、選択したプロジェクト管理ツールから生成されたダッシュボードまたはレポートを使用して、完了までの進捗状況を簡単に追跡できます。

多くのプロジェクト管理ツールには、コスト効率や顧客満足度などの KPI (主要業績評価指標) を追跡するためのすぐに使えるソリューションが付属していますが、特定の要件や目的を満たすために追加のカスタマイズが必要になる場合があります。最終的に適切なツールを選択するには、チーム メンバー間のコラボレーションと生産性を促進しながら、組織の文化の中で最適に機能するツールを見つけるために、多くの調査が必要です。

コラボレーション ツール

コラボレーション ツールは、利害関係者の管理を成功させるために不可欠な要素です。これらのツールを使用して、さまざまな利害関係者間のコラボレーションを促進し、安全な環境でドキュメントやその他のリソースを共有できるようにします。コラボレーション ツールを使用すると、事実上世界中のどこからでも情報にアクセス、作成、レビュー、および変更する手段を提供することで、チームはプロジェクトを迅速に進めることができます。

利害関係者の管理に使用される最も一般的な種類のコラボレーション ツールには、次のものがあります。

  • プロジェクト管理プラットフォーム: これらのプラットフォームは、利害関係者の管理に関連するタスクを管理し、通常はより大きなプロジェクト フレームワーク内で作業を予定どおりに完了させるのに役立ちます。人気のあるオプションには、Asana、Trello、Microsoft Project、Atlassian の JIRA などがあります。
  • コンテンツ管理システム (CMS) : WordPress や Drupal などの CMS プラットフォームは、組織の Web サイトやアプリケーションにプラットフォームを提供するため、関係者はコミュニケーション目的で Web サイトやアプリケーションを簡単に使用できます。
  • ドキュメント共有プラットフォーム: Google ドライブや DropBox などのクラウド ドキュメント ストレージ ソリューションは、ユーザーが自分のローカル コンピューター システムを超えて重要なドキュメントにアクセスできる集中化された場所を提供するため、有益です。
  • ソーシャル ネットワーキング システム: 利害関係者は、LinkedIn や Facebook などのソーシャル ネットワーキング サイトを使用して、利害関係者に関連する情報を収集したり、これらのサイトで新しいチーム メンバーを探す求人情報を投稿したりすることもできます。
  • インスタント メッセージング (IM) クライアント: Slack や Google ハングアウトなどのオンライン チャット クライアントを使用すると、共有ワークスペースに接続している複数のユーザーが、テキスト チャット ルームを介してオンラインで同期または非同期に簡単かつ迅速に通信できます。
  • オンライン会議ソリューション: Skype などのビデオ会議プログラムは、リアルタイムの音声通話とビデオ通話を組み合わせて、世界中のさまざまな場所にいるユーザーが、実際に場所間を実際に長距離移動することなく、コンピューターを介して相互に接続できるようにします。

利害関係者マッピング ツール

利害関係者管理ツールまたは利害関係者分析とも呼ばれる利害関係者マッピング ツールは、主要な利害関係者のインプットと期待を管理するための、現代のビジネス オペレーションの重要なコンポーネントです。これらのツールにより、組織はさまざまな利害関係者の影響と重要性を多次元で視覚化できます。たとえば、組織は個人投資のレベル、管理の複雑さ、潜在的な結果などを測定できます。

利害関係者マッピング ツールを使用すると、組織は、特定のトピックに関する意思決定に関与する必要があるのは誰で、なぜ彼らに相談する必要があるのか​​を理解できます。この追跡は、さまざまな外的要因が作用する場合に特に重要です。このようなツールは、すべての利害関係者を満足させ続けるための妥協点を特定しながら、特定の状況にアプローチする最善の方法について十分な情報に基づいた意思決定を行うための洞察を企業に提供します。

利害関係者の管理を成功させるには、次の要素を考慮する必要があります。

  • カテゴリ別の利害関係者の識別 (例: 顧客、従業員、サプライヤー)
  • 各個人・組織のあらゆるカテゴリーの定量・定性情報
  • すべての利害関係者のカテゴリーに共通する集合的属性 (力/関心)
  • 組織と個々のカテゴリの利害関係者との間の現在の関係
  • 各カテゴリに影響する変更またはイニシアチブによる潜在的な影響
  • さまざまなカテゴリに必要なエンゲージメントのレベルまたはタイプ