ステークホルダーマネジメントとは

序章

利害関係者管理とは、主要な個人またはグループを特定し、彼らの関心を理解し、彼らと協力してプロジェクト、製品、およびサービスの提供を成功させるプロセスです。利害関係者の管理は、適切に管理されたときに組織が利害関係者や一般の人々との関係から利益を得ることができるため、長年にわたって広く受け入れられている慣行になりました。

この記事では、利害関係者管理の概要と組織におけるその重要性について説明します。

ステークホルダーマネジメントの定義

利害関係者管理は、企業の内部および外部の利害関係者を関与させ、管理するプロセスです。これには、組織またはプロジェクト内のさまざまなグループの人々のニーズ、関心、および望ましい結果を理解することが含まれます。また、すべての関係者にとって好ましい結果を達成するために、これらのニーズを組織の意思決定プロセスに効果的に統合するための戦略を策定することも含まれます。

効果的な利害関係者管理の主な目標は、利害関係者と相互に有益な関係を構築することです。これは、効果的なコミュニケーション、情報収集、および共同の問題解決機能によって実現されます。プロジェクトまたは組織のライフサイクル全体を通じて定期的に利害関係者と関わることにより、企業は変化するニーズに柔軟に対応し、関係者全員にとって最良の結果を達成することができます。

利害関係者管理の範囲は、組織内の小規模なプロジェクトから、さまざまな業界の複数の組織や利害関係者が関与する大規模なイニシアチブにまで及びます。組織の規模や範囲に関係なく、関係者全員の成功を確実にするために、関連する利害関係者を効果的に管理できることが重要です。

利害関係者管理の利点

利害関係者の管理は、プロジェクト管理を成功させるために不可欠です。プロジェクトの成功を確実にするために、さまざまな利害関係者と協力する必要があります。利害関係者は、顧客、投資家、パートナー、またはプロジェクトに何らかの形で影響を与える可能性のあるその他の個人またはグループです。利害関係者を適切に管理する方法を知ることは、プロジェクトの成功に大きな違いをもたらす可能性があります。

利害関係者管理の利点を見てみましょう:

プロジェクトの成果の向上

利害関係者の管理は、プロジェクトの成功に重要な役割を果たします。正しく実行すると、プロジェクトの管理に多くの重要な利点がもたらされます。これらの利点には、プロジェクトの成果の向上、プロジェクトに関与するグループ間のコラボレーションの増加、意思決定の明確性の向上、チームの結束の向上などがあります。

プロジェクトの成果の向上は、利害関係者管理の最も直接的なメリットの 1 つです。利害関係者の関心と目標を注意深く分析し、検討することにより、プロジェクトマネージャは、プロジェクトの実行中に発生する可能性のある競合を特定できます。問題になる前にこれらの対立に対処することで、関係するすべての当事者間の明確なコミュニケーションが可能になり、短期的および長期的な目標の両方の結果が改善されます。これにより、時間とお金を節約しながら、リーダーシップチームに対する関係者の信頼を高めることができます。

また、利害関係者の管理は、顧客とのより良いコミュニケーションを促進し、プロジェクトの各段階を通じて、顧客の期待にできるだけ近づけるようにします。組織内の利害関係者間の潜在的な対立を減らすのと同じように、プロジェクトのステータス、特定の機能、または計画段階で確立された契約または合意に詳述された成果物に関連するトピックについて聞く手段を提供することにより、顧客の期待を管理するのに役立ちます.

プロジェクト効率の向上

利害関係者の管理は、さまざまな方法でプロジェクトの効率と効果を高めるのに役立ちます。これにより、プロジェクトマネージャーは潜在的なリスクや競合を迅速に特定し、各利害関係者が関与し、権限を与えられ、比較的満足している利害関係者を確保するための積極的な措置を講じることができます。これにより、チームメンバーや悪影響を受ける利害関係者からの抵抗が少なくなり、プロジェクトをより迅速に進めることができます。

さらに、利害関係者の管理により、意思決定やリソースの割り当てに関して、どの利害関係者が優先されるべきかについて必要な明確性が提供されるため、プロジェクトマネージャーは時間をより効率的に使用できます。これにより、PM は、身元の間違いや意見の対立の可能性を心配することなく、割り当てを簡単に委任できます。

最後に、効果的な利害関係者の管理は、注意が必要な必要なドキュメントと、外部ベンダーまたはパートナーと調整する必要があるインターフェイスを特定することにより、すべての業界標準と規制への準拠を確保するのにも役立ちます。これらすべての要因が経験豊富な PM によって最適に管理された場合、その結果はほぼ常に効率的で効果的なプロジェクトとなり、期限内に厳密な品質パラメーター内で完了すると同時に、利害関係者の期待に応えます。

リスクの軽減

リスクの軽減は、効果的な利害関係者管理の主なメリットの 1 つです。利害関係者を適切に管理すると、潜在的なリスクを早期に特定し、タイムリーに対応することができます。利害関係者と関わり、彼らの優先順位と関心に遅れないようにすることで、問題が発生する前に問題を予測し、プロジェクトや組織への影響を最小限に抑えるソリューションを計画できます。

また、利害関係者が開発について常に情報を入手し、期待を調整することで、利害関係者を適切に管理することで、プロジェクトの成功の可能性が高まり、プロジェクトの失敗のリスクを軽減することができます。利害関係者の行動や要件に関連する潜在的なリスクを特定することは困難な場合がありますが、利害関係者間の適切なコミュニケーションとコラボレーションにより、それらのリスクが管理不能になる前に対処できます。最終的に、これにより、プロジェクトや組織が期待のずれやエンゲージメントの欠如によって成功しないというリスクが軽減されます。

利害関係者の特定

利害関係者管理には、プロジェクトのすべての利害関係者を特定、分析、および管理することが含まれます。これを行うには、まずプロジェクトの利害関係者を特定する必要があります。

利害関係者の特定には、プロジェクトのスポンサー、顧客、プロジェクトチーム、および組織の内部または外部のその他の利害関係者を含めることができます。このセクションでは、利害関係者を特定するさまざまな方法に焦点を当てます。

内部利害関係者の特定

利害関係者を管理し関与させるための最初のステップは、彼らが誰であるかを理解することです。内部の利害関係者を正確に特定するには、組織内の主要な役割 (CEO や部門長など) から始めてから、ビジネスの影響を受ける他の人に移るのが最善です。内部利害関係者の例には、複数の部門にわたるチーム、主要な個人、株主、および投資家が含まれます。

また、会社の壁の外にいる共通の利害関係者も考慮する必要があります。外部の利害関係者を評価するときは、プロジェクトや組織の成功に投資している人々、およびサプライヤー、請負業者、顧客などの活動によって影響を受ける可能性のある人々に注目してください。

プロジェクトまたは組織との位置関係または関係に基づいて、内部および外部のすべての潜在的な利害関係者を特定したら、生産の各段階でどのくらいの頻度で関係者とコミュニケーションをとる必要があるかを判断できます。効果的な利害関係者の特定は、プロジェクトの各段階を通じて成功するエンゲージメント戦略を開発するのに役立つだけでなく、生産プロセスに関与する従業員やその他の関係者の間の理解を深めることにもつながります。

外部利害関係者の特定

外部の利害関係者を特定して分析することは、利害関係者の管理を成功させるための鍵です。外部の利害関係者とは、顧客、サプライヤー、スポンサー、競合他社、業界団体および組織、政府部門および政府機関、地域社会 (特別利益団体を含む)、およびメディア組織を含む組織外の利害関係者です。

外部の利害関係者を特定する場合、プロジェクトまたは組織の目標に関連するさまざまな種類の利害関係者を特定することが重要です。外部の利害関係者の関心と影響力を正確に評価するには、次の 2 つの重要な質問をすることを検討してください。

私たちのプロジェクトや組織から誰が利益を得ますか?
プロジェクトまたは組織のライフサイクルの特定の部分で、誰が私たちを助けることができますか?

これらの質問から、利害関係者のプロファイルを作成して、利害関係者の関与戦略を導くことができます。このプロセスには、既存または潜在的な顧客へのインタビューまたは調査が含まれる場合があります。サプライヤーに関連するフォーラムを見る。競合他社の活動を調査する。メディア報道の検索; あなたのビジネスに関連する主要な組織に関連するオンライン感情を監視します。組織間の業界関係のマッピングなど。外部の利害関係者をプロファイリングすることで、彼らの期待とニーズに関する洞察を得ることができ、プロジェクトや組織の成功に影響を与える可能性のあるすべての人を包括的に理解することができます。

利害関係者分析

利害関係者の管理は、組織が利害関係者の関係と期待を特定して管理するための重要なプロセスです。利害関係者分析は、効果的な利害関係者管理の重要な最初のステップであり、プロジェクトに関心を持っているか影響を受けている個人またはグループを特定して分析するプロセスです。

このトピックをよりよく理解するために、利害関係者の分析をさらに掘り下げてみましょう。

利害関係者の関心の特定

利害関係者の関心を特定することは、利害関係者の管理を成功させるための最初のステップです。利害関係者は、組織またはプロジェクトに関心を持つ人です。利害関係者には、現在および過去の従業員、顧客、サプライヤー、株主、ビジネスパートナー、債権者、政府規制当局、および一般市民が含まれる場合があります。このグループは、ベンチャー企業の成功または失敗に大きな影響を与える可能性があり、全員の利益が考慮されるように積極的に管理する必要があります。

利害関係者の分析には、利害関係者が誰であるか、および組織またはプロジェクトに対する彼らの関心を特定することが含まれます。プロセスを開始するには、次の関係者に焦点を当てることができます。

プロジェクトの成果に既得権益がある
意思決定に影響を与えることができる
意思決定に影響を与える権限を持つ
行われている決定によって影響を受ける

これは、役割/機能/部門など、組織内の利害関係者の位置を分析することを意味します。彼らの権力基盤; 彼らの個人的なプロフィール; 彼らが持っている可能性のあるバイアスやブロッカー。表明された目標と認識された目標との間の矛盾。

収集された情報は、計画から実行、終結まで、プロジェクトライフサイクルの各段階で利害関係者の要件を満たすための戦略を策定するために使用できます。

利害関係者の影響の評価

利害関係者分析は利害関係者管理の重要な部分であり、プロジェクトへの影響を管理するために、利害関係者の関心、影響、および期待を分析するプロセスとして要約できます。利害関係者の分析には、彼らのニーズ (プロジェクトに何を求めているか) と彼らの力 (それを達成する上でどれほど影響力があるか) の両方を評価することが含まれます。

利害関係者の分析を行うときは、個々の利害関係者がプロジェクトに与える影響を考慮することが重要です。影響力は、地位の力と個人の力という2 つの観点から見ることができます。地位の力は、個人のステータスまたは役職によって決定されますが、個人の力は、組織内で人がどれだけの尊敬と信頼を求めているかを反映しています。同僚や他の利害関係者との関係が悪いために、個人が高い地位の力を持っていても、個人の力が低い可能性があります。

各利害関係者が持つ影響力の程度は、アクセシビリティ、影響、関心、柔軟性、リスク許容度などのさまざまな要因によって異なります。したがって、利害関係者は、プロジェクトの結果に影響を与える全体的な能力だけでなく、範囲、予算、スケジュールなど、プロジェクトの活動の特定の側面にわたってどの程度の権限を持っているかについても評価されることが不可欠です。

利害関係者の優先事項の確立

利害関係者の管理は、あらゆるプロジェクトまたはイニシアチブの不可欠な部分です。利害関係者の利益を組織の利益と戦略的に一致させるには、利害関係者のニーズ、懸念、および利益を理解する必要があります。利害関係者管理の目標は、プロジェクトが順調に進み、組織の利害関係者が結果に満足していることを確認することです。

まず、利害関係者が誰で、プロジェクトにどのように適合するかを理解することが重要です。プロジェクトの範囲と規模によっては、さまざまな利害関係者が関与する場合があります。たとえば、特定の部門の同僚や複数の組織の業界パートナーなどです。特定したら、彼らのさまざまな役割と、プロジェクトの成功にどのように貢献するかを確立することが重要です。

すべての利害関係者が特定され、その役割が確立されたら、このプロジェクトに関連するそれぞれの価値、ニーズ、および動機を慎重に検討して、各利害関係者グループの優先順位を確立します。これは、権力/影響力などの各グループの属性を定義する利害関係者分析を通じて行うことができます。緊急性または優先度; 主要な目標または望ましい最終状態; 典型的なコミュニケーションスタイル; 要求された/期待される情報/データの種類; フィードバック/提案などに対する開放性レベル

このすべての情報は、プロジェクト期間中のさまざまな段階で確認および更新できるように、わかりやすい形式 (利害関係者の優先度マトリックスを使用するなど) で文書化する必要があります。これらの優先順位を確立することで、重要な目標を確実に達成すると同時に、それらの目標を達成するための各利害関係者の貢献に基づいて必要なリソースに優先順位を付けることができます。

ステークホルダーエンゲージメント

利害関係者の管理とは、組織に関心を持っている、または組織に影響を与えている個人またはグループとの関係を築き、管理するプロセスです。それには、利害関係者が誰で、彼らの関心は何か、そして組織の目的を満たす方法で彼らと関わる方法を理解することが含まれます。利害関係者の管理に関与することで、組織は信頼を築き、関係を改善して目標を実現することができます。

組織が利害関係者を関与させる方法を見てみましょう:

コミュニケーションチャネルの確立

利害関係者の管理を成功させるための基本的な要素は、効果的なコミュニケーションです。適切な通信チャネルを確立することで、利害関係者が最新情報を把握し、プロジェクト管理の決定において彼らのニーズが考慮されるようになります。

利害関係者の個々の好みと関心、およびプロジェクトの全体的な目的に応じて、特定のコミュニケーションチャネルが確立されます。場合によっては、利害関係者間の相互作用に影響を与える可能性のある地理的または文化的な違いも考慮する必要があるかもしれません。

一般に、コミュニケーションには、直接と間接の2 つの主なタイプがあります。直接的なコミュニケーションには、対面式の会議、配布された電子メールまたはメッセージ、および電話での会話が含まれますが、間接的なコミュニケーションには、ニュースレター、外部 Web サイト、調査、またはオンラインフォーラムが含まれます。それぞれのタイプには独自の長所と短所があるため、プロジェクトの全体的な目的に最適なコミュニケーションの形式を選択する際には、これらを慎重に検討することが重要です。

効果的な利害関係者の関与を実装するためのヒントには、次のものがあります。

それぞれのコミュニケーション形態が必要な理由を明確に説明します。
進行状況に関する一貫した最新情報を提供します。
明確な目標を設定します。
プロセスの各ステップで使用されるリソースについて透明性を確保します。
すべての関係者が方向性の変更について最新情報を入手できるようにする。
苦情を真剣に受け止めます。と
各ステップを通じて、利害関係者からのフィードバックの機会を作ります。

リーダーシップだけでなく、プロジェクトに関わるすべての人に積極的に関与することで、利害関係者は、途中で特定の決定が下された理由をよりよく理解し、彼らの参加がプロジェクトを成功裏に完了するためにいかに貴重であるかを認識することができます。

エンゲージメント戦略の策定

利害関係者を関与させることは、成功するビジネス慣行の不可欠な部分です。顧客、パートナー、従業員、その他の利害関係者の現在のニーズ、意見、好みを常に把握するには、効果的なエンゲージメント戦略を策定することが不可欠です。

利害関係者の関与戦略は、業界や組織によって異なりますが、いくつかの一般原則は同じままです。組織の目的、予算、および利用可能なリソースに合わせて調整された計画を策定することが重要です。利害関係者の関与を成功させるのに役立つ一般的な戦略を次に示します。

効果的なコミュニケーションシステムの開発: 関係者全員にとって機能する、利害関係者間のオープンで効果的なコミュニケーションプロセスを確立する必要があります。これには、会議、調査、またはウェビナーが含まれ、すべての関係者の意見を聞き、彼らの意見が考慮されるようにします。
利害関係者のフィードバックを監視する: 組織の活動に関する利害関係者の意見に耳を傾けることで、カスタマーエクスペリエンスの向上や運用プロセスの改善に使用できる貴重な洞察を得ることができます。
明確なアクションプランを設定する: タイムラインによって明確に定義された特定の目標を確立することで、タスクの優先順位をすばやく設定できるため、関係者はコラボレーションプロセス全体で何が期待されているかを理解できます。
競争よりもコラボレーションを優先する: チームビルディングの演習を通じて前向きな作業環境を作ることで、利害関係者間のギャップを埋めることができます。

利害関係者のフィードバックの監視と対応

最も成功した利害関係者の関与活動は、積極的に監視および管理されている活動です。このプロセスの重要な部分は、時間をかけて利害関係者のフィードバックに耳を傾け、対応することです。これは、オンライン調査、フォーカスグループ、インタビューなど、さまざまな方法で行うことができます。利害関係者の発言に耳を傾け、彼らの懸念にタイムリーに対処することで、組織への信頼と信頼を築くことができます。

利害関係者のフィードバックを監視するときは、さまざまな情報源から情報を収集し、タイムリーに情報を広めるためのプロセスを作成することが重要です。新たな傾向や改善の可能性がある領域を特定するために、情報を注意深く追跡する必要があります。利害関係者が自分の意見を尊重され、尊重されていると感じられるように、可能な限り迅速かつ専門的に対応することも重要です。

利害関係者のフィードバックは、問題が発生したときに対処する実行可能な計画や、長期的に組織に利益をもたらす長期的な取り組みを策定するためにも使用する必要があります。例えば：

オンライン調査は、現在の製品またはサービスに対する顧客満足度に関する貴重な洞察を提供できます。
フォーカスグループは、今後の新製品開発やサービス強化の機会を発見するのに役立ちます。

結論

利害関係者の管理は、プロジェクトマネージャーが利害関係者のニーズと期待を効果的に特定し、優先順位を付けることができるため、プロジェクト開発の重要な部分です。効果的な利害関係者管理戦略は、利害関係者がプロジェクトの目標、それが彼らに与える影響、およびプロジェクトの成功における彼らの役割を理解するのに役立ちます。最も重要なことは、効果的な利害関係者の管理により、すべての利害関係者がプロジェクトに関連する重要な変更または決定について相談を受け、その完了まで関与することが保証されます。

調査、インタビュー、アドボカシーマッピング、フォーカスグループ、ワークショップなどの利害関係者管理ツールを使用することにより、プロジェクトチームは、潜在的な対立や誤解を積極的に管理しながら、関連するすべての利害関係者と効果的に関係を築くことができます。利害関係者とプロジェクトチーム間の定期的なコミュニケーションは、全員の視点が考慮されていることを保証するために不可欠です。

本質的に、利害関係者の管理は、交渉スキル、傾聴スキル、コミュニケーションスキルなどのスキルと、特定のイニシアチブに関与するすべての関係者が自分の行動がプロジェクトに関係する他のすべての人にどのように影響するかを理解するように設計された手法の組み合わせで構成されます。利害関係者の関与は、開発プロセスの合理化に大いに役立ち、特定のイニシアチブに関与するさまざまな当事者間の誤解や紛争解決に関連する遅延や不必要な努力を防ぐことができます。