ステークホルダーマネジメントの定義
利害関係者管理は、プロジェクトの成果からの利益を最大化するために、利害関係者を特定して関与させるプロセスです。これには、彼らの関心とニーズを理解し、彼らの期待を管理することが含まれます。利害関係者との関係を管理することにより、組織は次のことができるようになります。
- プロジェクトのリスクを特定して対処する
- プロジェクトの目的に合わせて利害関係者を調整する
- 成功を確実にする
利害関係者の定義
利害関係者は、ビジネス、プロジェクト、または組織に関心または関心を持っている個人または組織です。利害関係者には、プロジェクトの行動に影響を与えたり、影響を受けたり、影響を受けたりする人を含む、幅広い個人や組織が含まれます。
利害関係者の管理とは、利害関係者の見解と目標がビジネス、プロジェクト、または組織の計画と運用に確実に組み込まれるように、利害関係者を特定して管理するプロセスです。すべての利害関係者を特定して、あらゆるレベルで下される決定が、結果に関心を持つすべての人の結果を考慮していることを確認することが重要です。
利害関係者管理の目的は、積極的な利害関係者の関与を最大化することです。つまり、利害関係者は、自分たちに直接影響を与えるプロジェクトやイニシアチブに関する情報にアクセスできるため、意思決定者との有意義なやり取りの機会を得ることができます。これにより、意思決定プロセス中に無視されるのではなく、利害関係者のニーズと関心を考慮して意思決定が行われるようになります。
効果的な利害関係者管理には、利害関係者が誰であるかだけでなく、彼らが投資した事業に関連する特定の問題に関する彼らの立場、およびこれらの問題に関連する意思決定プロセスに対する彼らの影響力のレベルも理解する必要があります。また、期待を管理し、利益を調和させるために、さまざまな利害関係者間の関係をマッピングする必要があります。これにより、関係するすべての利害関係者との成功を達成するために、どの特定の戦略を実装する必要があるかが決まります。
ステークホルダーマネジメントの定義
利害関係者の管理とは、利害関係者のニーズと期待に応え、プロジェクトの目標を達成し、利害関係者間の潜在的な対立を管理するという目標を達成するために、利害関係者を効果的に特定して関与させることを目指すビジネス慣行です。利害関係者の管理は、プロジェクトの利害関係者間の一貫したコミュニケーションとコラボレーション、および利害関係者の問題に対処するための積極的な戦略を通じて達成されます。利害関係者を効果的に管理するには、フィードバックに積極的に耳を傾け、それに応じてプロジェクト計画を調整することも必要です。
「利害関係者」という用語は、特定のプロジェクトまたはイニシアチブによって影響を受ける個人またはグループを指します。利害関係者の例は次のとおりです。
- スポンサー
- お客様
- 投資家
- 規制機関
- サプライヤー
- チームメンバー
- 利用者
- 業界の専門家
- 公共
各利害関係者は、特定のプロジェクトまたはイニシアチブの結果に対して異なる関心を持っている場合があります。したがって、各利害関係者の固有のニーズを考慮しながら、主要な目的を確実に達成するために、それぞれを個別に管理することが重要です。
プロジェクトまたはイニシアチブの期間を通じて利害関係者との絶え間ないコミュニケーションを維持することに加えて、利害関係者の管理を成功させるには、彼らの反応を監視し、彼らに影響を与える計画またはスケジュールの変更に関するタイムリーなフィードバックを提供することも含まれます。さらに、プロジェクトの過程の重要な時点で、主要な利害関係者が集まり、取り組みに関連する時間枠や目標について合意に達することが必要になる場合があります。各イニシアチブの投資期間を通じて、このような効果的な利害関係者管理の実践を通じて、関係するすべての当事者のパフォーマンス結果を改善することができます。
利害関係者管理の利点
利害関係者管理は、利害関係者との関係を管理するプロセスです。成功する関係を築き、価値を最大化するためには、企業が利害関係者が誰であるかを理解することが重要です。
利害関係者管理の利点は次のとおりです。
- コミュニケーションの改善
- より良い意思決定
- 利害関係者の関与の増加
この記事では、利害関係者管理の利点の概要を説明します。
コミュニケーションの改善
コミュニケーションの改善は、利害関係者管理の主なメリットの 1 つです。利害関係者の視点とニーズに対応する包括的な計画を作成することにより、プロジェクト チームは、誰に相談する必要があるかを特定し、意思決定プロセスに含め、プロジェクトの目的を効果的に伝達することが容易になります。これにより、利害関係者は意思決定の透明性が高まり、プロセスへの関与の意識が高まります。
効果的なコミュニケーションは、役割と責任に関する明確な期待を提供し、コミュニケーションの中断を減らし、組織またはプロジェクトのさまざまな領域間の統合を促進することにより、チームの士気も向上させます。効果的な利害関係者管理により、プロジェクト チームは利害関係者とより良い関係を築くことができ、全体として、組織はリソースをより効率的に管理できるようになります。
効率の向上
利害関係者の管理が効果的に実践されると、企業はより少ないリソースでより多くのことを達成できます。利害関係者の管理には、利害関係者と他の事業部門の取り組みの調整、パフォーマンスと結果の監視、課題に対する解決策の共同発見、すべての利害関係者とのタイムリーな情報交換、全員が同じ目標に集中できるようにするための役割と責任の指定、および説明責任の促進が含まれます。これらのプラクティスに積極的に取り組むことで、企業はプロジェクトの完了に関連するコストを削減しながら、より効率的にタスクを達成できます。
利害関係者の管理は、コミュニケーションを改善することもできます。すべてのチーム メンバーが、期待されていることと、個々の貢献が全体的な成功をどのように生み出すかを明確に理解すると、自分のタスクをより適切に管理できるだけでなく、コミュニケーションのレベルを上げて共通の目標に向けて協力することができます。透明性の向上により、チームは情報を入手できるようになり、問題や優先順位の変更に迅速に対応できるようになります。これがなければ、より良いコミュニケーションによって回避できたはずの、コストのかかる遅延やコストのかかるエラーにつながる可能性があります。
さらに、利害関係者に対処するための一貫したアプローチは、組織の価値観と基準に対する信頼を促進し、利害関係者がチームの目標を遵守または支持する可能性を高めます。さらに、利害関係者間の定期的な対話は、最適な結果を達成することから気を散らす可能性のある不必要なストレスを引き起こす紛争になる前に、誤解を早期に解決することによって緊張を緩和します. さまざまな利害関係者グループから複数の視点を収集することで、組織は根拠に基づいた推論に裏打ちされた情報に基づいた意思決定を行うことができます。これにより、ソート リーダーシップが改善され、顧客の要求や新たな傾向に対する貴重な洞察が得られます。
プロジェクトの成功率の向上
効果的に管理されると、利害関係者はプロジェクトの成功率を高める上で重要な役割を果たすことができます。利害関係者の分析と管理は、プロジェクトに対する利害関係者の関心と影響を特定するのに役立ちます。これにより、意思決定を行う際に利害関係者のニーズを確実に考慮に入れる方法について理解を深めることができます。
利害関係者をプロジェクト計画に参加させることで、主要な関係者に受け入れられる戦略を開発できる可能性が高くなり、関係者全員に肯定的な結果がもたらされます。このコミュニケーションとコラボレーションのレベルの向上により、利害関係者の満足度が向上し、リスクが軽減され、プロジェクトの目標に具体的なメリットがもたらされます。
さらに、効果的な利害関係者の管理は、利害関係者がプロジェクトにより多くの注意を払うことを奨励し、その結果、意思決定プロセスを知らせるのに役立つより正確なフィードバックが得られます。適切に実行された利害関係者の管理計画は、主要な関係者間で意見の相違が生じる可能性のある潜在的な対立や領域を強調することにより、透明性も高めます。プロジェクトのライフサイクル全体を通じて彼らの態度や懸念を常に意識することで、目的をより一致させ、さまざまな関係者間の緊張を和らげることができます。
ステークホルダー管理プロセス
利害関係者の管理は、あらゆるプロジェクトを管理する上で重要な部分です。利害関係者を特定し、彼らの関心と目的を理解し、プロジェクトのライフ サイクル全体を通じて効果的に関与することが重要です。
この記事では、利害関係者管理のプロセスと、それがプロジェクトの成果を確実に達成するのにどのように役立つかについて説明します。
利害関係者の特定
利害関係者を特定することは、利害関係者管理プロセスの最初のステップです。利害関係者には、パートナー、顧客、取締役会のメンバー、プロジェクト チーム、およびビジネスの影響を受けている、または影響を受けているその他の組織が含まれる場合があります。プロジェクトやイニシアチブの成果を確実に成功させるには、誰が影響を受け、どのような決定が下されるかに関心を持っているかを特定することが重要です。
すべての潜在的な利害関係者を考慮し、プロジェクトの行動によって直接的または間接的に影響を受ける人々を特定することが重要です。これには、組織自体の従業員だけでなく、サプライヤー、投資家、規制機関などの外部関係者も含まれる場合があります。すべての関連する視点が考慮されるように、新しいプロジェクトの開始時に、より幅広い利害関係者のチームを確立する必要があります。
利害関係者が特定されたら、彼らのニーズと期待を理解することは、利害関係者管理のタスク リストの次にすべきことです。そのような理解は、プロジェクトまたはイニシアチブのライフ サイクル中に各利害関係者グループとのコミュニケーションが効果的であることを保証するために不可欠です。プロジェクトに関与するすべての利害関係者間の円滑なコミュニケーション チャネルを確保することで、不必要な衝突を回避できる可能性があります。
利害関係者の分析
利害関係者の分析は、効果的な利害関係者管理の不可欠な要素です。利害関係者を分析する目的は、プロジェクトまたはプロジェクトの結果に誰が関心を持っているかを特定し、彼らの関与のレベルを評価することです。これにより、利害関係者とより有意義な関係を築き、コラボレーションの潜在的な領域を特定することができます。
利害関係者の分析では、プロジェクトのすべての利害関係者を特定し、その影響と動機を分析し、各利害関係者との適切なコミュニケーション チャネル (会議、電子メールなど) を確立する必要があります。これは、オンライン調査、インタビュー、フォーカス グループ、およびその他の質的調査方法を通じて行うことができ、すべての視点が聞かれ、プロジェクトとの関連性が評価されるようにします。
当面のプロジェクトまたはイニシアチブに対する利害関係者の関心、動機、および態度を特定することに加えて、利害関係者の分析では、それらをいくつかの主要なグループに分類する必要があります。
- プライマリ: プロジェクトの成功または失敗に大きな影響を与える決定を下す個人/グループです。
- 二次的: 影響力という点では劣りますが、重要な役割を果たすことができます。
- 重要でない: アクション プランの成功または失敗にわずかな影響しか与えない個人またはグループ。
- 未公開: まだ明らかにされていない正当な利益を持っている可能性のある当事者。
最後に、各利害関係者がプロジェクトの結果にもたらす利用可能なリソース (時間/お金/専門知識) と、適切に管理する必要がある利害関係者間の潜在的な競合を評価することが重要です。これらの利害関係者と、プロジェクト タイムラインの重要なポイントでそれらをどのように管理するかを徹底的に分析することで、最初から最後まで実行を成功させることができます。
利害関係者の関与の計画
利害関係者の関与を計画することは、利害関係者の管理プロセスを成功させるのに役立ちます。計画プロセスの最初のステップは、関与する利害関係者と、プロジェクトへの関心と影響力のレベルを特定することです。各個人またはグループのニーズと期待は大きく異なる可能性があるため、考慮することが重要です。各利害関係者の意見がプロジェクトの成功にどのように影響するかを理解することは、それに応じてエンゲージメント活動を計画するのに役立ちます。
利害関係者が特定されたら、それぞれと関与するための目標を設定することが重要です。これらの目標は、具体的で、測定可能で、自分自身と利害関係者自身の両方が達成できるものでなければなりません。目標の例としては、次のようなものがあります。
- プロジェクトの目標に対する理解を深める。
- 戦略または解決策に関するフィードバックを引き出す。
- イニシアチブへの支援を求める。
- インフルエンサーとの信頼を築きます。
- 協力してアイデアや解決策を開発する。
- 実用的な解決策について調整を行います。また
- 利害関係者による決定とコミットメントを確認します。
利害関係者の関与を計画するための次のステップは、目標を達成するのに最も適したコミュニケーション チャネルを決定することです。これには、1 対 1 のミーティングまたは電話での会話、電子メール、インスタント メッセージング、調査またはフォーカス グループ、チーム ミーティングまたはプレゼンテーション イベントが含まれる場合があります。コミュニケーション チャネルを決定したら、プロジェクトのライフ サイクル全体を通じて自分と利害関係者の間で共同作業が行われる時期のタイムラインを確立し、その過程での成功を測定するための主要なマイルストーンを文書化することが重要です。
利害関係者管理ツール
利害関係者の管理を成功させることは、プロジェクトや企業の成功に不可欠です。利害関係者管理ツールは、組織が内部および外部の利害関係者を含む利害関係者を効率的かつ効果的に管理するのに役立ちます。
このセクションでは、利用可能なさまざまな種類の利害関係者管理ツールと、それらが提供できる利点について説明します。
ステークホルダーマップ
利害関係者マップは、プロジェクトに関与するすべての利害関係者を整理するために使用される視覚的なツールです。それらは、関係者の包括的で色分けされたビューを提供し、関係者を主要、支援、および周辺の3 つのカテゴリに分類します。
利害関係者マップを使用すると、さまざまな利害関係者間の関係を簡単に表示し、プロジェクトで彼らが果たす役割を理解することで期待を管理できます。
主要な利害関係者は、プロジェクトの結果に大きな利害関係を持ち、意思決定権を持つ人々を巻き込みます。これらには、クライアント、投資家、政府関係者、その他の主要な意思決定者など、プロジェクトに積極的に関与している組織内外の人々が含まれます。
支援関係者は通常、意思決定に直接関与することはありませんが、業界の専門家、インフルエンサー、データ収集目的の連絡先など、プロジェクト全体で必要な支援やアドバイスを提供できます。
周辺関係者は、特定のプロジェクトの結果にわずかな利害関係しかありませんが、彼らの関与は効率的な作業の実行に有益な場合があります。これらには、同様の関心を持つフリーランサーや組織 (下請業者など) が含まれる場合があります。
利害関係者マップを使用すると、プロジェクトのタイムライン全体で潜在的なリスクに直接対処し、それに応じてリソースを割り当てるための措置を講じることができるように、初期段階で潜在的なリスクを特定するのに役立ちます。このように、利害関係者マップは、参加がその成功または失敗に関係するプロジェクトに関連する主要な個人または組織を組織的に分類することにより、効果的な利害関係者管理を可能にします。
利害関係者分析ツール
利害関係者の管理に関しては、さまざまな便利なツールが利用可能です。これらは、プロセスを構造化し、意思決定に使用できるデータを提供するのに役立ちます。関係者に情報を提供し、関与を維持することは、プロジェクト管理の重要な部分であるため、適切なツールを用意することが不可欠です。
利害関係者の分析は、関連する利害関係者とその関心、および利害関係者の関与に関連する潜在的なリスクを特定するのに役立ちます。利害関係者のマッピング、影響分析、権力/関心グリッド分析など、いくつかの異なるタイプの分析を利用できます。
- 利害関係者のマッピングには、問題に関するさまざまな利害関係者の立場がどれだけ近いか、または離れているかを特定するのに役立つ 2 次元グリッド上のさまざまなデータ ポイントをグラフ化することが含まれます。
- 影響分析は、チームが特定の決定が幅広い利害関係者にどのように影響するかを理解するのに役立ちます。一方、権力/関心グリッド分析は、特定の決定状況で各利害関係者が持つ相対的な力を定量化します。
利害関係者の管理に使用されるその他のツールには、現在の状態と望ましい状態の違いを調べるギャップ分析が含まれます。情報共有をスケジュールするための連絡計画。特定の声から詳細な入力を得るための調査。分析や調査によって決定されたニーズに基づいて、ターゲットを絞ったメッセージを作成するためのコミュニケーション戦略。これらの方法を使用すると、プロジェクトのライフサイクル全体を通じて関係者が関与し続けることができます。
プロジェクト管理ソフトウェア
プロジェクト管理ソフトウェアは、チームが利害関係者との関係を管理するのに役立つデジタル ツールです。さまざまなビジネス利害関係者がプロジェクトとどのようにやり取りするかを追跡および監視し、個々の利害関係者の進行状況の決定と結果を測定し、主要な意思決定者と関与するための戦略についてチームにフィードバックを提供し、特定の利害関係者のニーズに関連するタイムリーな通知を配信するために使用されます。
プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、意思決定を行う際にすべての利害関係者を考慮に入れることができます。これらのプログラムを使用することにより、組織は次のことができます。
- さまざまな利害関係者グループ間で強い関係と信頼を築く
- 関連する利害関係者からタイムリーなデータを収集する
- 組織とその主要な対象者との間のコミュニケーション プロセスを改善する
- 主要な利害関係者と関わるためのチームの戦略がどれほど成功したかを正確に把握する
- 利害関係者のフィードバックに基づいた意思決定プロセスを加速
さらに、プロジェクト管理ソフトウェアにより、企業は次のことが可能になります。
- 進捗状況をより適切に監視し、予算の承認、スケジュールの更新、会員ステータスの変更など、特定の利害関係者の問題に関連する情報を文書化します
- 決定が下される前に正確な準備に依存する部門と外部関係者との間のコラボレーションを促進するプロセスを開発するためのプラットフォームを提供します。
利害関係者管理のベスト プラクティス
利害関係者の管理は、利害関係者間の対立を管理し、効果的に監視し、関係者と通信するプロセスです。企業や組織にとって、効果的な利害関係者管理システムを導入することは不可欠です。
この記事では、利害関係者の管理を成功させるためのベスト プラクティスについて説明します。
明確なコミュニケーション ラインを確立する
利害関係者との明確なコミュニケーション ラインを確立することは、利害関係者の管理を成功させるために不可欠な要素です。これには、誰に通知する必要があるか、特定の情報をいつ、どのように、どのチャネルを通じて、どのくらいの頻度で配布する必要があるかなど、コミュニケーションの戦略を作成することが含まれます。
また、利害関係者がフィードバックを提供する方法を確立することも重要です。プロジェクト管理チームは、利害関係者からのフィードバックを使用して、変更を適切に実装できるようにする必要があります。コミュニケーション計画には、定期的な進捗レポートと問題に関するアラートも含める必要があります。以下のベスト プラクティスは、利害関係者との効果的なコミュニケーションを確保するのに役立ちます。
- タイムラインの定義: プロジェクト チームで予定を設定するときは、タイムラインを定義し、主要な更新の期日や、物事を前進させるために決定を下さなければならない時期を早い段階で全員に知らせることが重要です。
- 対応可能であること: すべての質問に回答し、潜在的な問題に迅速かつ効率的に対処できるように、常に対応可能であることを確認してください。
- 対話の奨励: 利害関係者の管理プロセスに関与するすべての関係者間の開かれた対話を奨励します。プロジェクトマネージャーとシニアリーダーシップチームの間だけでなく、関連するタスクや活動に従事するすべての個人の間でも。
- 複数のチャネルを使用する: 電子メールのみに依存することはもはや受け入れられません。対面会議、電話会議、Zoom 通話などを含む複数のチャネルを使用して、定期的に進捗状況を報告する。これにより、利害関係者側からの関与が向上し、プロジェクトの成功の可能性が高まります。
早い段階で期待を設定する
利害関係者の管理を成功させるための重要な部分は、早い段階で頻繁に期待値を設定することです。目標と期待される結果を明確に伝えることで、利害関係者が長期的な成功を達成するための役割と責任を理解できるようになります。これには次のものが含まれる場合があります。
- 協力することによって何が達成されるかを説明する
- プロジェクトの制約または要件の定義
- 意思決定プロセスの概要
- その他の混乱点の明確化
プロジェクトのライフサイクル全体を通して利害関係者からのフィードバックを得るため、早期の会話も重要です。この参加の感覚は、プロジェクトの成功または失敗に対する当事者意識と責任感を利害関係者に与えます。利害関係者からさまざまな視点を収集することで、コラボレーションのための新しい道が開かれるだけでなく、異なる目標や競合する利益を持つ可能性のあるチーム間で調整を行うことができます。
最後に、明確な期待値を早期に設定することで、関係する各チームが主要なマイルストーンを遅滞なく達成できるようにする効果的なタイムラインを確立できます。具体的な日付と目標を含むロードマップを提供することで、利害関係者は定期的に進捗状況を追跡し、タスクを継続し、プロジェクトの締め切りに間に合うように適切に計画を立てることができます。
進捗状況の監視とレビュー
責任ある利害関係者の管理には、進捗状況の定期的な監視とレビューが含まれます。これには、お金、リソース、および労力の投資を監視するだけでは不十分です。進捗状況を正確に測定するには、現在の結果を評価するだけでなく、将来何が起こるかを予測し、計画が目標を達成するために順調に進んでいることを確認する必要があります。
望ましい結果が達成されていることを確認するために、利害関係者とのパフォーマンス レビューなどの定期的な活動に関与し続けることが重要です。これにより、改善が必要な領域を特定し、必要に応じて目標や戦略を調整する機会が得られます。レビュー期間では、財務関係者の意見や、ユーザー エクスペリエンス (UX) の専門家が提供する顧客対応の視点など、さまざまな視点を評価することもできます。定期的な監視により、手遅れになる前に傾向や後退を予測することが容易になります。
進捗状況を監視するもう 1 つの側面は、利害関係者からフィードバックを収集し、すでに開始されているプロジェクトやイニシアチブをさらに改善するためのアイデアを求めることです。一部の利害関係者はプロジェクト プロセス全体を通して沈黙を守っているかもしれませんが、潜在的な問題により迅速に対処できるように、物事を主導するチームが手を差し伸べ、少なくとも時々全員が自分の意見を理解していることを確認することが重要です。
最後に、これらのレビューには、利害関係者の議論に基づいて、範囲、設計、または機能の観点からプロジェクトを改善する方法に関する提案が含まれています。評価期間は意識的に実施する必要があります。これにより、遅延や不必要な開発コストの上昇を引き起こす修復不可能な問題になる前に、問題をすぐに特定して対処することができます。適切な手順は、実装中と完了後の結果の両方で実行する必要があります。これらはプロジェクトの性質によって異なりますが、将来のコラボレーションのために利害関係者をうまく管理するための鍵であり、関与プロセス全体で彼らが尊重されていると感じさせるための鍵です!