PPM管理知っておくべきこと

プロジェクト管理の世界は、困難な作業になる可能性があります。しかし、そうである必要はありません。PPM 管理に関するスクープと、知っておくべきことをまとめました。それでは、コーヒーの準備をして、座って、 PPM 管理の世界に飛び込みましょう。

プロジェクトポートフォリオ管理の概要

プロジェクトポートフォリオマネジメント (PPM) は、組織の戦略と目的に最適なプロジェクト、プログラム、およびその他の作業の組み合わせを選択するプロセスです。PPM プロセスを通じて、組織は現在のプロジェクトの優れた可視性を獲得し、活動の優先順位付け、リソースのニーズの予測、およびプロジェクトポートフォリオの最適化を可能にします。これにより、組織は、投資収益率 (ROI) を最大化しながら、追求する最適な投資を特定できます。

PPM の原則を効果的に実装するには、組織はまず基本事項を理解する必要があります。基本は、PPM を実装する際の他のすべての決定の基礎となるため、重要です。つまり、ポートフォリオに含める必要があるプロジェクト、それらのプロジェクトをサポートするためにリソースをどのように割り当てるか、リスクをどのように軽減して監視するか、どのツールセットを使用してサポートする必要があるかなどです。進行中の意思決定プロセスなど。

効果的な PPM プロセスの主要な構成要素には、次のものがあります。

ポートフォリオの特定の目的を理解する。
潜在的な機会を評価するための基準を定義します。
優先順位付けの方法を決定します。
戦略的 ROI を最大化するプロジェクトを選択します。
内部および外部への情報の伝達。
パフォーマンスを効率的に測定する。と
以前のポートフォリオから学んだ教訓を適用する。

PPM のこれらのコア原則を理解することで、組織は将来にわたってプロジェクトポートフォリオの管理を成功させることができます。

プロジェクトポートフォリオ管理の利点

Project Portfolio Management (PPM)を使用すると、組織はポートフォリオ内のすべてのプロジェクトを識別、監視、および管理できます。PPM は、投資を最小限に抑えながら価値を最大化するために、適切なプロジェクトを適切なタイミングで完了することに重点を置いています。

Project Portfolio Management は、組織が戦略的目標を追求するために積極的にプロジェクトに優先順位を付けることができるようにし、ポートフォリオが組織の目標と一致し、優れたビジネス成果をもたらすようにします。すべてのプロジェクトの進捗状況を監視することにより、プロジェクトチームは主要な指標が期待されるパフォーマンスレベルと一致しない場所をすばやく把握し、必要に応じて是正措置を講じることができます。

さらに、PPM は、プロジェクトのイニシアチブタスク、マイルストーン、および目標にわたる組織の整合性をリアルタイムで可視化し、追跡することで、複数の利害関係者とアジャイルチーム間のコラボレーションを促進するのに役立ちます。これにより、利害関係者は、特定のプロジェクト内のどのタスクの責任者が誰であるかを正確に把握し、タスクが機敏に完了するようにすることができ、単一のプロジェクトまたはイニシアチブのさまざまな側面に取り組んでいるチーム間のコミュニケーションがさらに緊密になります。

Project Portfolio Management は、全体的な配信パフォーマンスを改善しながら、特定のイニシアチブに関連するリスクを特定するのにも役立ちます。これにより、必要に応じて積極的な緩和計画を立てることができます。さらに、分析などのインテリジェントな意思決定テクノロジーを介してエグゼクティブがポートフォリオをより細かく制御できるようにすることで、ポートフォリオ内の複数のプロジェクト間のリソース割り当てに関する不確実性を解消することがよくあります。

プロジェクトポートフォリオ管理の課題

プロジェクトポートフォリオ管理 (PPM) は、組織がプロジェクト、プログラム、および資産のポートフォリオを監視および制御するのに役立ちます。PPM の目標は、資産の組み合わせを継続的に管理することにより、イニシアチブのポートフォリオから提供される全体的な価値を最大化することです。ただし、それには特定の課題が伴います。

PPM に関連する最初の課題は、組織内の各リソースが、プロジェクトの実行に関連するさまざまなプロセスを管理するのに十分な能力を備えていることを確認することです。これには、さまざまな部門にわたるプロジェクトが互いにどのように相互作用するか、および自分の行動がポートフォリオ内の他のプロジェクトにどのように影響するかを理解できるように、各リソースに適切なトレーニングが必要です。さらに、各リソースは、特定のスキルセットがプロジェクトの成功にどのように貢献するかを明確に理解している必要があります。

PPM に関連する 2 つ目の課題は、短期的なリターンと長期的な目標または戦略の間のバランスを見つけることです。短期的な利益は最初は魅力的に見えるかもしれませんが、ビジネスが長期的に競争力を維持するには、どのイニシアチブを追求または継続すべきかを評価する際に、長期的な利益と短期的な利益の両方を考慮する必要があります。これは、組織内の異なるチームが管理する複数のプロジェクト間で相乗効果を生み出そうとする場合に特に重要です。組織内のリソースは限られており、一度に複数のプロジェクトやタスクにまたがって細分化されることがよくあります。

最後に、別の課題として、企業戦略に沿ったビジネス目標を達成するために協力して作業する必要がある部門マネージャー間の効果的なコミュニケーションを維持しながら、すべてのプロジェクト活動にわたってリソースが適切に割り当てられるようにする必要があります。これには、プロジェクトのライフサイクル管理のすべての段階 (計画、開発、実装、および実装後のフェーズを含む) を完了まで可視化する効果的な追跡ツールが必要です。

プロジェクトポートフォリオ管理の主要コンポーネント

プロジェクトポートフォリオ管理 (PPM) は、ビジネス内の複数のプロジェクト間でリソースを追跡、割り当て、および管理するための組織化されたアプローチです。これにより、組織は限られたリソースを最大限に活用し、目標を達成するために必要な最も重要なタスクに優先順位を付けることができます。

PPM は、次の 4 つの主要コンポーネントで構成されています。

スコープ管理: プロジェクトからの望ましいアウトプットの完全かつ詳細な説明の作成と、それらのアウトプットを得るために何をする必要があるかの選択が含まれます。
リソース管理: 各タスクに必要なすべての人員、ツール、または材料を理解する。それらを効率的に管理する。職務の委任; そして、全員が可能な限り効率的に連携できるようにします。
プロジェクトポートフォリオ管理: 需要や供給の変化やビジネス目標の変化を考慮しながら、短期的なイニシアチブと一致する長期的な目標を計画します。
ポートフォリオ分析: 企業は、PPM プラクティスから収集した情報を使用して、プロジェクトの目標に沿っているかどうかを分析し、実装段階で発生するリスクとともにパフォーマンスを測定できます。

これらすべての要素が連携して、組織の目標をより効果的に達成しながら、複数の部門にわたるあらゆるタイプのプロジェクトポートフォリオを戦略的に管理するのに役立ちます。

プロジェクトポートフォリオ管理の実装方法

プロジェクトポートフォリオ管理 (PPM) は、プロジェクトマネージャーとチームリーダーが複数のアクティブなプロジェクトを整理、優先順位付け、追跡、および調整するために使用するシステムです。PPM システムを使用することで、企業はリソースを進行中のすべてのプロジェクトに効率的かつ効果的に割り当てることができます。PPM の実装には、通常、次の 5 つの手順が含まれます。

目標の確立: PPM を実装するための最初のステップは、システムで達成すべき明確な組織目標を確立することです。これらの目標には、リソース効率の向上とプロジェクトタスクの迅速な提供の確保が含まれる場合があります。
役割の割り当て: チームメンバーに特定の役割と責任を割り当てることで、プロジェクトポートフォリオのどの部分を誰が所有しているかを全員が把握し、所有権や説明責任にギャップが生じないようにします。
指標を開発する: 組織のパフォーマンスは、それを測定するために使用される指標と同じくらい優れています。したがって、組織は、プロジェクトを開始する前に、次のような質問をして、成功のための適切な手段を選択する必要があります。」「成功のためにどのような指標が使用されますか? 」
進捗状況の追跡: 効果的な PPM システムは、すべてのプロジェクトの包括的なビューを一目で提供することによって進捗状況を追跡するのに役立ちます。これにより、いつでもどのプロジェクトが予定通りに進んでいるか、遅れているかを確認できます。また、プロジェクトポートフォリオ内の個々のタスク間の優先順位の競合に対処するためにも不可欠です。これにより、他のタスクを犠牲にして1つの活動領域に集中するのではなく、必要に応じてすべてのタスクにリソースを適切に配置できます
結果の監視: PPM システムの最も成功したユーザーは、自分のやり方を定期的に記録し、パフォーマンス評価に関して前向きと後ろ向きの両方を見ています。進行中の活動を監視するだけでなく、完了したプロジェクトの分析を利用して、ポートフォリオ内の将来のイニシアチブに関する意思決定を通知します。

プロジェクトポートフォリオ管理のベストプラクティス

プロジェクトポートフォリオ管理は、プロジェクトマネージャーがプロジェクトを効率的に編成および管理することによって、プロジェクトから最大限の価値を引き出すのに役立つように設計されたプラクティスです。これは、リスクを管理し、生産性を高め、リソース割り当てを最適化する方法です。

効果的なプロジェクトポートフォリオ管理のために、従うべきベストプラクティスがいくつかあります。

明確な目標を設定する: ポートフォリオ管理の取り組みを開始する前に、時間をかけてプロセスからどのような結果が得られるかを定義することが重要です。これには、長期にわたって追跡でき、成功の指標として使用できる測定可能な目標が含まれている必要があります。
リソースの最適化: ポートフォリオマネージャーは、ポートフォリオ内の各プロジェクトにどのリソースを割り当てる必要があるかを考慮することで、最大限の効率を確保できます。リソースの割り当ては、人員と設備を最適に利用するために、常に管理および監視する必要があります。
まとまりのある戦略を策定する: マネージャーはポートフォリオをまとめる際に戦略的に考え、プロジェクトが相互にサポートしてビジネス目標を達成できるようにすると同時に、リソースへの不必要な負担や予算超過を回避する必要があります。
進捗状況を綿密に監視する: PPM の成功の重要な部分は、コスト、タイムライン、または運用効率などの確立された指標を使用して実行中のパフォーマンスを測定することです。プロジェクトポートフォリオのセットアップ全体。
チームの取り組みを調整する: 最後に、異なるチーム間の効果的なコミュニケーションは、進捗レポートが完全で正確かつタイムリーに機能し、個々のタスク間の生産シーケンスで問題が発生することなく締め切りが守られ、後でよりコストのかかる遅延が発生しないようにするために不可欠です。道を下って。

プロジェクトポートフォリオ管理のツールとリソース

プロジェクトポートフォリオ管理 (PPM) は、組織がプロジェクトポートフォリオの提供を特定、計画、管理、および追跡できるようにするための重要なビジネス機能です。また、コストの抑制からリソース計画まで、ポートフォリオのあらゆる側面を監視および最適化するためにも使用できます。

PPM プロジェクトを成功させるために、組織は管理プロセスを容易にするツールとリソースに投資する必要があります。そうすることで、パフォーマンスの最適化における最新の進歩を活用しながら、既存のトレンドの最前線にとどまることができるようになります。

プロジェクトポートフォリオ管理のためのツールとリソース:

スコーピング:最初のスコーピングは、ビジネスニーズ、望ましい結果、および改善の機会を特定するのに役立ちます。
リスク評価:リスク評価は、最終的にパフォーマンスに影響を与える可能性がある特定のポートフォリオ項目に関連するリスクをより深く理解するのに役立ちます。
リソース計画:堅牢なリソース計画機能により、ポートフォリオ内のプロジェクトを効果的に処理するための十分な能力が常に確保されます。
パフォーマンスメトリックの追跡:パフォーマンスメトリックは、PPM プロジェクトのスコーピング段階で設定された時間、コスト、および品質の目標に関する進捗状況を測定する方法を提供します。
プログラムガバナンスフレームワーク:プログラムガバナンスフレームワークは、戦略的な企業目標に対する各プロジェクトの進捗状況とマイルストーンを継続的に監視するのに役立ちます。
ダッシュボード/レポートツール:ダッシュボード/レポートは、主要業績評価指標 (KPI) に関するカスタマイズされたスナップショットを提供することにより、ポートフォリオ全体に対するグラフィカルな洞察を提供します。

結論

PPM 管理に関しては、原則とベストプラクティスをしっかりと理解することが重要です。これは、組織がプロジェクト、プログラム、およびポートフォリオを効果的に管理していることを確認するのに役立ちます。

何を達成しようとしているのかについて明確なビジョンを持ち、現実的な目標とタイムラインを設定し、ベンチマークを確立し、効果的なチームを構築し、利害関係者とプロジェクトオーナーの両方から賛同を得ることによって、組織はプロジェクトを成功させるための準備を整えることができます。さらに、 PPMのさまざまな要素間の関係を理解することは、プログラムの成功を確実にする上で大いに役立ちます。この分野で成功を収めるには、リソースと専門知識への継続的な投資が必要です。ベストプラクティスに従うことで、努力を最大限に活用できます。