あなたが私のような人であれば、組織のプロセスと手順を最適化するためのより良い方法があるかどうか疑問に思っているかもしれません. もう探す必要はありません。PDCAサイクルはここにあります。このシンプルだが強力なサイクルが、継続的な改善を達成するのにどのように役立つかを知るために、読み続けてください。
PDCAサイクルの紹介
PDCA (Plan-Do-Check-Act) サイクルは、ビジネス プロセスを改善するためにビジネスで使用される継続的な改善プロセスです。これは、1930 年代に米国のエンジニアであり統計学者である Walter A. Shewhart によって、継続的な改善に焦点を当て、組織が明確な目標と目的を策定し、変更を計画し、行動を起こすのに役立つ 4 段階のプロセスとして最初に提案されました。
PDCA は、計画、実行、確認、および実行または調整の 4 つのステップのサイクルを中心に構築されています。サイクルの計画段階では、定義された目標が確立されます。サイクルのDoフェーズでは、計画された変更は、小さな実験の実施または「迅速なプロセス」の実施によってテストされます。チェック段階では、実行段階で行われた実験の結果が監視され、品質基準または顧客の要求に関して期待が満たされていることを確認します。最後に法で販売量や従業員の生産性などの KPI を監視することによって特定された将来の改善の重点分野をサポートするために、結果から決定された段階的なアクションが実行されます。
各ステップは互いに影響し合い、継続的な改善戦略の作成に影響を与えます。新入社員のトレーニングや、組織のポリシーや手順へのベスト プラクティスの導入などの継続的な活動を通じて、製品/サービスの品質と効率を改善します。
PDCAサイクルの説明
デミング サイクルまたはシューハート サイクルとも呼ばれるPDCA サイクルは、継続的な改善のための反復的な 4 段階の問題解決プロセスです。PDCA サイクルのステップは、Plan、Do、Check、Actです。このサイクルにより、組織はプロセスを分析し、問題の根本原因を特定できるため、環境的に持続可能で費用対効果の高いソリューションを実装できます。
- 計画:このフェーズは、研究と呼ばれることもあります。それは、変化の土台を築き、行動計画を立てるときです。計画では、目的または目標を指定し、割り当てられた役割と責任を含むタイムラインを確立し、分析方法を決定し、監視システムを設定する必要があります。追加の手順を実行する前に、計画の実装に関連する潜在的なリスクを考慮することが重要です。
- 実行:この段階は、証明またはアクションと呼ばれることがあります。このステップでは、計画に従って変更を実装し、目的の結果を達成するための効果を観察します。ここでは、さまざまなソリューションを相互にテストし、チェックリストや検査フォームなどの計画ステップで使用される観察ツールからのデータを分析できます。
- チェック:チェックは、結果を評価したり、計画段階で示された目標を達成するための進捗状況を確認したりするために参照されることがあります。ここから、Do フェーズで確立された変更を適用しているときに問題が発生した場合に是正措置を講じることができます。計画サイクルで示された望ましい結果が得られなかった場合は、Do フェーズで実装された新しいソリューションに関連するコスト削減を含む、プロセス全体で収集された統計を集計します。
- 行動:この段階では、プロセス全体にプラスの影響を与えながら、それを利用することによるコストを抑える恒久的なソリューションを決定します。計画で確立された目標の達成が、計画段階で開発された構造に従って実行されている運用をさらに調査する必要があることを示す適切なパフォーマンスであったかどうかを評価します。リソースあたりの欠陥数 (人/時間) などの定量的尺度と、収集したデータから生成された統計モデルの両方を使用します。
改善の機会を特定する
PDCA (Plan-Do-Check-Act) サイクルは、継続的な改善への 4 段階のアプローチです。これは、企業が改善の機会を特定し、それらの改善を行うために必要な手順を実行するための組織化された体系的な道筋を提供します。
PDCA サイクルの最初のステップは、改善の機会を特定することです。これには、改善が必要なものを認識することと、望ましい結果を達成するためにどのような種類の改善が最も適切かを判断することの両方が含まれます。そのためには、現在のパフォーマンス測定結果と再発する品質問題の両方を理解することが重要です。現在のパフォーマンス データを評価する最善の方法は、調査、インタビュー、観察、または他の組織による他の同様の運用のベンチマークなど、さまざまな方法を使用することです。顧客の苦情や財務指標などのその他の関連データも、改善領域を評価する際の効果的な情報源になる可能性があります。
改善可能な領域が特定されたら、全体的な運用パフォーマンスに与える影響に基づいて、提案された変更に優先順位を付けることが重要です。潜在的な解決策が実際に実行されたときに肯定的な結果が得られるようにするには、特定の目標を特定の日付までに達成する必要がある時期を概説するタイムラインとともに目標を確立する必要があります。最後に、最初の計画が作成されたら、PDCA サイクルの次のステップに進む前に最も効果的なソリューションが選択されるようにするために、主要な利害関係者が計画を実行する前にレビューする必要があります。
改善計画
PDCA サイクルを理解し、それを適用して継続的な改善の機会を特定することは、ビジネスにとって効果的なツールです。
PDCA サイクルの計画段階では、改善の可能性がある領域を特定し、達成すべき目的または目標を設定します。この段階では、次のような質問を自問してください。
- 現在の状況の原因は何ですか？
- 問題を引き起こしているのは人ではなく、プロセスまたはシステムですか?
- 問題を改善または再発を防ぐために何ができますか?
- 利害関係者はプロセスの改善にどのように関与できますか?
- 改善にはどのようなリソースが必要ですか?
- 変更に伴う潜在的なリスクは何ですか?
この段階では、何が最も効果的かについて仮説を立てるために十分なデータと情報を収集することが重要です。また、タイムライン、マイルストーン、および次の段階に進む前に対処する必要がある実行可能な項目を決定する必要があります。これにより、すべての関係者が前進するための包括的な計画に確実に参加できるようになります。
改善活動の実施
問題の原因が特定され、根本原因または「ギャップ領域」が文書化されたら、改善アクションを計画して実施する必要があります。改善の実装には、プロセスのステップやシーケンスの単純な調整から大規模なシステムの再設計まで、さまざまな形があり、ビジネスのあらゆる側面をカバーしています。たとえば、組織構造の再編成、新しいテクノロジーやシステムの実装、手順の更新、従業員のトレーニング、製品やサービスの改訂などの取り組みが含まれます。これらの変更の性質は、改善作業を成功させるために必要な活動を特定するために、十分に詳細に計画する必要があります。
どの改善を追求するかを選択する際、経営陣は、チーム メンバーによる提案と、なぜなぜ分析のような分析ステップで収集されたデータを確認し、顧客のニーズへの影響の分析、費用便益分析、およびその他の基準に基づいて、提案に優先順位を付ける必要があります。実施時期等は経営者が定める。調整に新しいスキルや知識が必要な場合は、担当者のトレーニングが必要になる場合があります。これが実装計画の一部である場合は、予算の変更/投資時に、費用の予測と人員配置の考慮事項とともに追加する必要があります。
最後に、計画が承認されたら、可能な限り、変更を開始する前に内部ポリシーの承認を通過する必要があります。このプロセスを通じて実装されたすべての改善は、PDCA サイクル全体で進捗状況を追跡できるように、設計と実装から使用評価までの各フェーズで適切に文書化されたレビューを受ける必要があります。これにより、組織内の継続的な改善の機会に対処する最善の方法について決定を下す際に、石が残されていないことが保証されます。これは、製品/サービス関連であろうと、人員やシステム セキュリティの観点であろうと、施設のアクセス制御システムなどの接続されたプロセスも可能です。このPDCAサイクルでカバー！
改善結果の測定
PDCA サイクルが完了したら、改善の結果を評価します。測定はプロセスの重要な部分であり、進捗状況を追跡し、努力が望ましい結果に向かっていることを確認します。
進捗状況を適切に測定するには、主要業績評価指標 (KPI)を定義して、適切な指標に注目し、望ましい結果を達成していることを確認する必要があります。KPI は定性的または定量的であり、特定された目標と密接に対応する必要があります。測定値は、各 PDCA フェーズに合わせて調整し、成功を正確に測定するために各ステップで何を収集するかを指定する必要があります。不一致やさらなるアクションの必要性を特定するために、これらの指標を定期的に確認することが重要です。
改善目標を特定し、ソリューションを実装したら、目標を達成するためにどこまで到達したかを調べて、結果を測定します。開始前と比較して、現在はどこにいますか? これには、変更管理戦略を組織に実装する際の短期的 (即時) 効果と長期的効果の両方が含まれます。メトリックに基づいて変更や決定を行う前に、各メトリックを慎重に分析してください。分析ツールは現在のパフォーマンス レベルに関する優れた洞察を提供するため、可能な場合はこれらを利用してください。
また、このプロセスに関与するすべての従業員に、各段階での成果と追加の開発領域に関する詳細なフィードバックを提供することも不可欠です。最後に、これらの調査結果をすべてのレベルのスタッフに伝えて、全員がこれらの改善から恩恵を受けることができるようにします。
改善計画の調整
PDCA サイクルの第 4 段階は、改善計画の調整です。これにより、プロセスまたはシステムの進捗と実装をオープンにレビューできます。フィードバックが収集された後、実装または設計のエラーを特定し、是正措置を講じることができます。この段階では、機能を追加してプロセスまたはシステムの機能を向上させることもできます。
変更が行われたら、その有効性を評価し、成功した場合は強化するか、失敗した場合は前の段階に戻る必要があります。評価方法は、必要な調整をタイムリーに行うことができるように、問題領域を迅速に特定する必要があります。この評価の基準の例には、パフォーマンス メトリック、顧客からのフィードバック、ユニットあたりのコスト メトリック、および品質保証の結果が含まれます。改善の成果を出すためには、複数の分野に目を向けることが重要です。
フィードバックが評価されたら、期待に応えられなかったり、計画/プロセス/システムが期待どおりに効果的かつ効率的に機能するために追加の要素やリソースを組み込む必要があるため、いくつかの変更を実装する必要がある可能性があります。変更を実施する際には、PDCA サイクル全体を通じて利害関係者と効果的にコミュニケーションを取ることが重要です。継続的な改善は、グローバルな事業運営において不可欠な役割を果たすため、理解と支持をさらに高めることが重要です。
継続的な改善の恩恵を享受する
企業が競争の先頭に立ち続けるためには、継続的な改善戦略を取り入れて、顧客の傾向、現在のテクノロジー、および業界標準を常に把握する必要があります。PDCA サイクル、または Plan-Do-Check-Act は、多くのビジネスで普及している継続的な改善のモデルです。この記事では、PDCA サイクルの手順を確認し、それを使用して組織が卓越性を達成するのにどのように役立つかを説明します。
PDCA サイクルは計画から始まり、組織は具体的な目標を設定し、その目標を達成するためのアクション プランを作成します。この初期段階では、潜在的なリスクや障害を特定し、代替ソリューションを検討することも必要です。計画が作成されたら、実行段階に移ります。この段階で、計画は実行に移されます。この段階では、進捗状況を定期的に確認し、必要に応じて調整を加えて、目的がタイムリーに達成されるようにすることが重要です。
計画が実行されたら、結果の確認に移ります。ここで組織は、当初の目的が十分に達成されたかどうか、または前進する前に変更が必要かどうかを評価します。最後に、顧客やチームメンバーなどの利害関係者からの結果またはフィードバックに基づいて、組織はチェック段階で特定された不一致に対処するための措置を講じる必要があります。
組織に PDCA サイクルを導入することで、効率の向上、従業員の満足度の向上、顧客関係の強化など、いくつかのメリットを得ることができます。さらに、体系的なアプローチを採用することで、組織が望ましい目標に近づくために調整が必要な主要業績評価指標を特定できます。これらの改善により、あなたのビジネスは今後何年にもわたって競合他社に先んじることができます。