PPM戦略の基本

PPM 戦略の世界へようこそ。ここでは、計画とプロジェクト管理が一体となって目標を実現します。このブログでは、PPM 戦略の基本について説明し、成功を収めるために知っておく必要があるコンポーネントを分析します。それでは、コーヒーを飲みながら学習の準備をしましょう。PPM 戦略を次のレベルに引き上げる時が来ました!

PPM戦略の紹介

プロジェクトポートフォリオ管理 (PPM) は、組織の目標を、組織が実施するプロジェクトに合わせて管理および調整するための構造化されたアプローチです。進行状況と成功率をよりよく理解するために、組織全体にわたる複数のプロジェクトと活動の評価が含まれます。これは、どのプロジェクトが会社の目的に最も役立つかを判断し、リソースが効果的に利用されていることを確認するために、組織が使用するプロセスです。

さらに、チームはそれらの目標を達成するために必要なリソースを確保できます。

PPM 戦略を通じて、組織は次のことが可能になります。

組織内に価値を付加するプロジェクトを特定します。
追求すべきプロジェクトを決定します。
それらのプロジェクトに優先順位を付けます。
彼らの成功率を測定します。
潜在的なリスクと機会を計画します。
組織内の異なる部門間で一貫性のあるシステムを作成します。

PPM 戦略を実装することで、組織はプロジェクトの進捗状況を可視化し、労働資源の割り当てを迅速に決定し、目標に対するパフォーマンスを測定することで、プロジェクトポートフォリオを管理できるようになります。さらに、プロジェクト関連のタスクやコストの過剰な割り当てを回避しながら、さまざまなチーム間で明確な目標を作成するのに役立ちます。

PPM戦略は、リソースの最適化や予算の制約などのポートフォリオ管理の決定における直接的な適用に加えて、リスクを軽減し、既存の投資からの価値リターンを最大化しながら、企業が戦略目標に沿って活動を構築する方法についてのガイダンスも提供します。さらに、ポートフォリオに関連するさまざまな指標を使用すると、これらの活動から望ましい結果を達成するために、利害関係者の間で説明責任を果たすことができます。

PPM戦略のメリット

プロジェクトポートフォリオ管理 (PPM) は、組織の目標を達成するためにプロジェクトのポートフォリオを管理および制御するプロセスを合理化する効果的かつ効率的な方法を組織に提供する強力な戦略です。PPM を使用することで、企業は大幅な節約、リソース割り当ての改善、リソースの最適な使用、および実行時間の短縮というメリットを得ることができます。

PPM を使用することで、組織は一連の標準化されたプロセスを利用して各プロジェクトを監視および監視することで、プロジェクトポートフォリオをより適切に管理できます。これにより、組織はプロジェクトの成功率を高め、無駄を減らすことができます。さらに、これにより、リソースの使用率を最適化し、コスト管理手段を改善し、実行時間を短縮することで、目的が確実に達成されます。

PPM を使用する利点は、組織全体のパフォーマンスを改善するための貴重なツールでもあるため、プロジェクト管理にとどまりません。PPM を使用することで、企業は、投資コストを最小限に抑えながら、企業が実施する各イニシアチブに関連する利益を最大化することで、より効果的にリスクを管理できます。さらに、標準化されたプロセスを通じて収集されたデータを活用することで、組織は手動プロセスよりも迅速に問題を特定できるため、無駄に関連するコストを削減できます。それに加えて、得られた調査結果は、個々のプロジェクトや実施されたイニシアチブに関連するものだけでなく、組織の目標を達成するという点で、より良い結果につながるより良い意思決定を可能にします。

PPM 戦略の策定

ポートフォリオおよびプロジェクト管理 (PPM)を実行するための戦略を策定することは、組織がプロジェクトを適切に特定、優先順位付け、および管理するために必要なステップです。この戦略は、組織の特定のニーズに合わせて調整する必要があります。これには、プロジェクトのパフォーマンスを評価し、リスクを管理するための戦略が含まれる場合があります。確立された戦略は、すべてのプロジェクトの意思決定の基礎となります。

効果的な PPM 戦略では、プロジェクトの分析、スコアリング、および管理の方法を定義する必要があります。現在のプロセスと手順のレビューは、既存の機能とツールを使用して組織の目標を最適に達成する方法を決定するために不可欠です。プロジェクト管理を成功させるには、さまざまなツールと、それらをどのように組み合わせて使用できるかについての知識が必要です。これにより、実際のパフォーマンスと期待されるパフォーマンスの差異を特定し、これらの差異に迅速に対処できるようになります。

組織は、PPM 戦略の一環として、目標を追跡するためのスコアカードまたはシステムを作成および維持する必要があるかどうかも検討する必要があります。このスコアカードまたはシステムにより、リーダーはどのプロジェクトが目標を満たしているか、または仕様どおりに実行されていないかを簡単に特定できます。同様に、進行中の個々のプロジェクトの目標に向けた進捗状況と全体的なポートフォリオの目標について、チームメンバー間で明確なコミュニケーションを確保するのに役立ちます。

さらに、組織は PPM 戦略の実装を管理するポリシーを作成する必要があります。通常、ポリシーには次のものが含まれます。

イニシアチブ間でのリソースの割り当て方法に関する基準
プロジェクトの評価に使用される分析方法
リソース要求の優先順位付けに関するガイダンス
紛争解決プロトコル
プロジェクトの評価と承認に関連する役割と責任
プロジェクト後のレビューの実施に関連する手順
プロジェクト間の依存関係と利害関係者の管理に関連するアプローチ
プロジェクトチームメンバーおよびその他の関連グループに固有のコミュニケーションガイドライン
リスク管理基準
ポートフォリオおよびプロジェクト管理プロセスに関与するすべての関係者に関連するトレーニング要件

目標と目的の設定

有意義な目標と目的を設定することは、PPM 戦略を成功させるための重要な最初のステップです。目標は、運用効率の向上や、以前よりも多くのプロジェクトを予算内で提供するなど、組織の戦略目標と一致している必要があります。いずれにせよ、明確で測定可能な目標を設定することで、PPM プロセスが望ましい結果を確実に達成できるようになります。

目標には、定量的および定性的な尺度の両方を含めることができますが、常にSMART (具体的、測定可能、達成可能、現実的、期限付き) である必要があります。定量的目標の例としては、次のようなものがあります。

「年末までにプロジェクトの無駄を 20% 削減する」
「目標期日までにすべてのプロジェクトの 90% を完了する」。

定性的な目標は、チーム間のコラボレーションの促進や利害関係者間のコミュニケーションの改善に焦点を当てている場合があります。毎月および四半期ごとに特定の目標を設定することで、チームのパフォーマンスを長期的に評価するための準備が整います。

PPM 戦略の実装と管理

成功するポートフォリオ、プログラム、およびプロジェクト管理 (PPM) 戦略を実装および管理することは、あらゆるビジネスにとって不可欠です。プロジェクトを開始する前に PPM 戦略を計画し、目的の結果を実現するのに役立つ必要なプロセスを確実に導入することが重要です。

適切に構成された PPM 戦略には、次のような手順が含まれている必要があります。

達成しようとしていることを正確に把握できるように、PPM 戦略の実装に関する組織の目標を定義します。
各プロジェクトの適切な範囲を特定し、ビジネスの目標をサポートする成果物を含む個別のロードマップを作成します。
各プロジェクトの進捗状況を監視し、リスクを適切に管理するためのパフォーマンス指標と内部追跡メカニズムを開発します。
新しいシステム、プロセス、ワークフロー、コラボレーション構造、およびソフトウェアツールを導入して、開始から終了まで、ポートフォリオまたはプロジェクトのすべての段階の提供を促進します。
プロジェクトマネージャーや技術者などのリソースを割り当てて、効率的な方法でタスクを実行できると同時に、質の高い結果をタイムリーに提供できるようにします。
プロジェクト関係者間のコミュニケーションチャネルを実装して、チームメンバーが自分のタスクを簡単に把握できるようにします。
全体的なパフォーマンス指標の最適化を目指して、すべてのポートフォリオ、プログラム、およびプロジェクトの定期的なレビューを設定することにより、継続的な改善を計画します。これらのレビューを長期にわたって定期的に実施して、組織またはより大きな環境内で状況が変化したときに、調整または改善が必要な場所を迅速に特定できるようにします。

PPM 戦略の成功の測定

PPM 戦略のパフォーマンスを評価して成功を特定し、測定することは、複雑な作業になる可能性があります。進捗状況を監視し、改善を促進するために使用される主要な指標とKPI (主要業績評価指標)を理解することが重要です。

成功を測定する際の最も重要な要素は、PPM 戦略の開始時に設定された目的または目標を理解することです。評価を行う前に、成功の明確な定義について合意する必要があります。戦略の実装の成功を測定するのに役立つその他の側面には、次のものがあります。

資産の有効性の向上– 資産は、品質、コストの抑制、および成果物の点で最大限の効率で利用されていますか?
リカバリ時間の短縮– 1 つの障害イベントから通常の運用までにかかる時間は? 予測分析、リモート診断、自動化ソリューションなどの技術全体に改善の機会はありますか?
平均故障間隔 (MTBF) の短縮– 根本原因の診断と排除に重点を置いた取り組みは、MTBF の短縮に成功していますか? 定期的なレビューに基づいて、予防保全活動やその他の提案全体を最適化する追加の機会はありますか?
将来の保守要件を先取りする– 障害が発生する前にコンポーネントを簡単に調達できるように保守計画を立てて、リスクを最小限に抑えていますか?

これらの側面を理解し、資産の種類、年齢、使用時間、行動プロファイル、それらから取られた是正措置などのデータソースを活用することで、PPM 戦略が望ましい目標を達成しているかどうかの具体的な証拠を構築し始めることができます。データ駆動型のアプローチを利用することで、組織はサイト内のベストプラクティスレベルにすばやく到達できます。

PPM 戦略に共通する課題

PPM (プロジェクトポートフォリオ管理)戦略は、プロジェクトとプログラムを定義、優先順位付け、管理、および測定するための計画とプロセスの作成を含む、ビジネスプロセス管理の重要な要素です。PMP は効果的なプロジェクト管理のフレームワークを提供するという素晴らしい仕事をしますが、それだけでは組織の成功を保証することはできません。適切に実装された PPM 戦略は、ビジネスプロセスの改善やリソースの最適化からプロジェクトの予算編成やパフォーマンスの測定まで、プロジェクトポートフォリオ管理のすべての側面をカバーする必要があります。

ただし、多くの組織は、成功する PPM 戦略の実装に関して多くの共通の課題に直面しています。これらには以下が含まれます：

リソースの制限による通信の問題
プロジェクトの開発と実行における不明確なビジョン
熟練した人材や予算の制約などのリソースの不足
さまざまな部門またはプロセス間の標準化の欠如
進行状況を頻繁に監視できない
目標、戦略、イニシアチブ、および個々のプロジェクトの間の戦略的調整の難しさ

PPM 戦略のベストプラクティス

PPM (プロジェクトポートフォリオ管理)戦略の実装を成功させるには、通常、いくつかの重要なベストプラクティスに従います。明確な目標を設定し、利害関係者の確固たるコミットメントを維持し、ポートフォリオの実行に協調して取り組むことはすべて、ポートフォリオ管理を成功させるための重要な要素です。

目的:明確な目的を持つことは、効果的な PPM 戦略を策定するための最初のステップです。成功する戦略は、会社の既存の能力に基づいて構築され、新しい機会または市場への移行に挑戦する必要があります。変化が必要な領域を特定し、現実的な目標を定義することが不可欠です。
利害関係者のコミットメント:新しい投資が確実に期待されるリターンをもたらすようにするには、プロジェクトの構想から完了まで、ポートフォリオプロセス全体を通じて利害関係者を強力に関与させることが重要です。これを成功させるには、ポートフォリオ戦略の策定と実行に関与するすべての利害関係者による多大な努力が必要です。
ポートフォリオの実行管理:ポートフォリオの実行も慎重に管理して、定義されたタイムラインまたは予算要件に対して各イニシアチブが確実に順調に進むようにする必要があります。賢明な投資とは、プロジェクト自体から利益を得るだけでなく、完成したプロジェクトから得られる情報を活用して、最初の構想から納品後までのライフサイクル全体で各プロジェクトから利益を生み出すことを意味します。

最後に、ベストプラクティスでは、ポートフォリオ全体内のプロジェクトのパフォーマンスを定期的に見直し、そのようなフィードバックを活用して継続的な改善を継続する必要があります。多くの戦略やイニシアチブと同様に、成功はリソースとデータのより良い管理にかかっています。これは、確立された PPM システムを活用し、フィードバックを継続的に収集し、これらの仕組みの主要な要素を定期的に改善する努力を行うことで実現できます。